CRM-Alternativen für Freelancer: 7 Tools im ehrlichen Vergleich

„Brauche ich ein CRM?" ist eine der häufigsten Fragen, die sich Freelancer stellen – und fast immer wird sie falsch beantwortet. Die Tool-Empfehlungen im Netz kommen meist von Agenturen oder Sales-Teams, für die ein CRM selbstverständlich ist. Für Solo-Selbstständige ist die Antwort deutlich differenzierter.

Dieser Artikel zeigt dir, ab wann sich ein CRM für dich lohnt, welche 7 Alternativen es gibt – und in welcher Situation welches Tool das richtige ist.

Brauchst du überhaupt ein CRM?

Die kurze Antwort: Vermutlich nicht. Klassische CRMs wie Salesforce, HubSpot oder Pipedrive sind für Teams mit dedizierten Sales-Rollen gebaut – viele Felder, viele Pipelines, viele Reports. Als Solo-Freelancer verbringst du mehr Zeit mit der Pflege deines CRMs, als dass es dir Zeit spart.

Was du wirklich brauchst, sind drei Dinge: (1) einen Überblick über alle offenen Angebote, (2) ein System für Follow-ups und (3) eine einfache Status-Historie. Das bekommst du mit viel einfacheren Tools als einem vollwertigen CRM.

Die Entscheidungsmatrix: Wie viele Angebote pro Monat?

• Unter 3 Angeboten/Monat: Du brauchst gar nichts. Ein Notizblock oder Gmail-Labels reichen.
• 3–10 Angeboten/Monat: Eine strukturierte Tabelle (Excel, Notion, Airtable) reicht.
• 10–30 Angeboten/Monat: Hier lohnt sich ein spezialisiertes Follow-up-Tool wie Flino, das automatisiert nachfasst.
• Über 30 Angeboten/Monat: Ab hier kann sich ein leichtgewichtiges CRM wie Pipedrive lohnen – aber nur wenn du auch Pipeline-Reports und Team-Funktionen wirklich brauchst.

Die meisten Freelancer liegen im zweiten oder dritten Bereich. Und genau da greifen die Alternativen.

Die 7 Alternativen im Vergleich

1. Excel / Google Sheets

Kosten: 0 € · Aufwand: Hoch · Für wen: Einsteiger mit unter 5 Angeboten/Monat

Die billigste Lösung – und für kleine Volumen völlig ausreichend. Eine Tabelle mit Spalten „Kunde, Angebot, Datum, Status, Nächstes Follow-up" erledigt 80 % dessen, was ein CRM kann. Nachteil: Alles ist manuell. Du musst selbst an Follow-ups denken und Status-Updates eintragen.

2. Notion

Kosten: 0–10 €/Monat · Aufwand: Mittel · Für wen: Wer ohnehin Notion nutzt

Notion-Datenbanken eignen sich gut als Angebots-Tracker. Du kannst Ansichten nach Status filtern und einfache Workflows bauen. Der Haken: Kein automatischer Mailversand, keine Follow-up-Sequenzen, keine Antwort-Erkennung. Notion ist ein Tracking-Tool, kein Vertriebs-Tool.

3. Airtable

Kosten: 0–20 €/Monat · Aufwand: Mittel · Für wen: Daten-orientierte Freelancer

Ähnlich wie Notion, aber strukturierter. Mit den Automations-Funktionen kannst du einfache Reminder bauen. Trotzdem: Der Mailversand bleibt manuell, Kontextverlust zwischen Airtable und Gmail ist eingebaut.

4. Trello

Kosten: 0–5 €/Monat · Aufwand: Gering · Für wen: Visuelle Denker

Ein einfaches Kanban-Board mit Spalten „Angebot offen → Follow-up 1 → Follow-up 2 → Gewonnen / Verloren" funktioniert überraschend gut. Sehr visuell, keine Steilkurve. Aber: Keine Automatisierung, keine Analytics.

5. Pipedrive (Lite-Nutzung)

Kosten: 15–80 €/Monat · Aufwand: Hoch · Für wen: Wer in 12 Monaten zum Team wachsen will

Pipedrive ist das leichteste unter den „echten" CRMs, aber immer noch Overkill für Solo-Freelancer. Die Pflege frisst Zeit, die Features (Forecasts, Ziele, Team-Collaboration) brauchst du als Einzelperson selten. Empfehlenswert nur, wenn du absehbar zu einem Team wächst.

6. Streak

Kosten: 0–50 €/Monat · Aufwand: Mittel · Für wen: Gmail-Power-User

Streak ist ein CRM als Gmail-Overlay. Du siehst Deals direkt in deinem Postfach. Stark für Integration – schwächer bei automatischen Follow-up-Sequenzen.

7. Flino

Kosten: 0–59 €/Monat · Aufwand: Gering · Für wen: Freelancer mit 5–50 offenen Angeboten

Flino ist bewusst als CRM-Alternative gebaut: Du lädst ein Angebot hoch, wählst eine Nachfass-Sequenz, die E-Mails gehen automatisch aus deinem eigenen Gmail raus. Keine Pipelines, keine Tag-Systeme, keine Team-Features – nur das, was ein Freelancer tatsächlich braucht. Free-Plan mit 25 Credits/Monat reicht für ca. 5 aktive Angebote.

Wann ein echtes CRM sinnvoll wird

Fragen, die für ein klassisches CRM sprechen:

• Arbeitet mehr als eine Person im Vertrieb? Ja → CRM.
• Brauchst du Pipeline-Reports für Investoren oder Bank? Ja → CRM.
• Hast du klar definierte Sales-Stages mit Forecasts? Ja → CRM.
• Verlierst du Umsatz, weil du Kontext zwischen Calls verlierst? Ja → CRM.

Wenn du keine dieser Fragen mit „Ja" beantwortest, brauchst du kein CRM. Du brauchst ein fokussiertes Follow-up-Tool. Mehr zum Thema im Pillar-Leitfaden zur Vertriebsautomatisierung.

Der verdeckte Kostenblock: Pflegeaufwand

Der Sticker-Preis eines Tools ist die eine Sache. Der Pflegeaufwand die andere. Rechnung: Wenn du pro Woche 2 Stunden in CRM-Pflege investierst und dein Stundensatz bei 80 € liegt, kostet dich das 640 € pro Monat – zusätzlich zum Abo. Bei einem spezialisierten Tool wie Flino liegt der Pflegeaufwand bei 10 Minuten/Woche.

Mehr zur ROI-Rechnung findest du im Artikel ROI von Vertriebsautomatisierung.

Fazit

Die richtige Antwort auf „Welches CRM soll ich nehmen?" ist für 90 % der Freelancer: keines. Eine einfache Tabelle plus ein spezialisiertes Follow-up-Tool deckt deutlich mehr ab als ein volles CRM – zu einem Bruchteil der Pflegezeit.

Wenn du anfängst: Starte mit einer Google-Sheet-Tabelle. Sobald du merkst, dass Follow-ups durchrutschen, automatisiere diesen einen Schritt – alles andere ist für später. Wie du das praktisch aufsetzt, zeigt der Artikel zu Gmail als Vertriebstool.