Follow-up E-Mail Vorlagen: 12 Beispiele die wirklich konvertieren

4 Regeln, bevor du eine Vorlage benutzt

Vorlagen sind ein Ausgangspunkt, keine Fertiglösung. Bevor du Copy-Paste machst, halte dich an diese vier Regeln:

1. Personalisiere die erste Zeile. Nenne Namen, Firma oder etwas Konkretes aus dem letzten Gespräch. Sonst erkennt dein Kunde sofort eine Massenmail.
2. Stelle den Bezug her. Verweise auf das ursprüngliche Angebot mit Datum oder Projekttitel. Viele Entscheider bearbeiten parallel fünf bis zehn Angebote – sie brauchen einen Anker.
3. Eine klare Handlungsaufforderung. Frag nach einer Entscheidung, einem Call oder einem Feedback. Keine offenen Enden ohne Richtung.
4. Halte es kurz. Mehr als fünf Sätze liest im Zweifel niemand. Ein einzelner klarer Absatz schlägt drei vollgestopfte Blöcke.

Mehr zur Timing-Strategie findest du im ausführlichen Leitfaden zum Angebote nachfassen.

Vorlagen für IT & Entwicklung

IT-Entscheider sind sachlich und technisch orientiert. Halte die E-Mails präzise, nenne konkrete Zahlen und vermeide Marketing-Sprache.

Vorlage 1 — Kleines Projekt (unter 1.000 €)

Betreff: Re: Angebot [Projektname] – kurze Nachfrage

Hallo [Name],

mein Angebot vom [Datum] ist aus technischer Sicht sofort umsetzbar – Aufwand ca. [X] Stunden. Soll ich eine verbindliche Rechnung stellen, oder gibt es noch offene Punkte?

Viele Grüße,
[Dein Name]

Vorlage 2 — Mittleres Projekt (1.000–10.000 €)

Betreff: [Projektname] – Kapazität für Q2 noch frei

Hallo [Name],

ich wollte kurz fragen, wie der Stand auf eurer Seite ist. Ich halte für das in meinem Angebot vom [Datum] geplante Zeitfenster (ca. [X] Tage ab [Datum]) aktuell Kapazität frei. Gibt es technische oder organisatorische Punkte, die noch unklar sind?

Gerne auch ein kurzer 15-Minuten-Call.

Viele Grüße,
[Dein Name]

Vorlage 3 — Großes Projekt (über 10.000 €)

Betreff: [Projektname] – Vorschlag Kick-off-Termin

Hallo [Name],

um die Planung nicht in die Länge zu ziehen: Mein Angebot vom [Datum] ist weiterhin gültig, und ich könnte mit dem Kick-off ab [Datum] starten. Falls noch interne Freigaben offen sind, sag mir kurz Bescheid bis wann du mit einer Entscheidung rechnest – ich passe meine Planung danach an.

Viele Grüße,
[Dein Name]

Vorlagen für Design & Kreative

Designer dürfen persönlicher und visueller schreiben. Zeige Begeisterung für das Projekt, aber bleib konkret.

Vorlage 4 — Logo / Flyer (unter 1.000 €)

Betreff: Dein Logo-Projekt – ich hab schon eine Idee

Hallo [Name],

ich habe seit unserem Gespräch schon ein paar Richtungen im Kopf, die perfekt zu [Marke/Thema] passen. Sag mir kurz Bescheid, ob du das Angebot vom [Datum] annehmen möchtest, dann starte ich diese Woche mit den ersten Entwürfen.

Liebe Grüße,
[Dein Name]

Vorlage 5 — Brand Identity (1.000–10.000 €)

Betreff: Brand-Relaunch [Firmenname] – noch Fragen offen?

Hallo [Name],

ich wollte mich noch einmal zu meinem Brand-Identity-Angebot vom [Datum] melden. Falls du dir unsicher bist, was der Ablauf genau umfasst – ich kann dir gerne eine Beispiel-Präsentation eines vergleichbaren Projekts zeigen, damit du ein konkreteres Bild hast.

Wann passt ein kurzer Call diese oder nächste Woche?

Herzlich,
[Dein Name]

Vorlage 6 — Komplette Markenentwicklung (über 10.000 €)

Betreff: [Firmenname] Markenentwicklung – Planungs-Update

Hallo [Name],

für ein Projekt dieser Größe halte ich normalerweise 8 Wochen Vorlauf frei. Um planen zu können: Wann rechnet ihr mit einer finalen Entscheidung zum Angebot vom [Datum]? Falls ihr intern noch Punkte klärt, unterstütze ich gerne mit Zusatzinfos oder einem Präsentations-Call.

Beste Grüße,
[Dein Name]

Vorlagen für Coaching

Coaches verkaufen Vertrauen. Deine Follow-ups sollten empathisch sein, ohne bedürftig zu wirken.

Vorlage 7 — Einzel-Session

Betreff: Unsere Session – wann passt es dir?

Hallo [Name],

ich hatte unser Erstgespräch noch in guter Erinnerung und wollte fragen, ob du unseren ersten Termin noch buchen möchtest. Mein Angebot vom [Datum] ist weiterhin gültig – ich halte für dich Termine ab [Datum] frei.

Melde dich gerne, wenn noch etwas unklar ist.

Herzlich,
[Dein Name]

Vorlage 8 — Coaching-Paket (3–6 Sessions)

Betreff: Dein Coaching-Paket – noch offene Fragen?

Hallo [Name],

oft ist die Entscheidung für ein Paket größer als für eine einzelne Session. Falls du dir unsicher bist, ob die Inhalte zu deiner aktuellen Situation passen: Ich biete dir gerne einen kostenlosen 20-Minuten-Klärungs-Call an – ohne Verpflichtung.

Wann passt es dir?

Herzlich,
[Dein Name]

Vorlage 9 — Langfristiges Coaching (6–12 Monate)

Betreff: [Name], bist du bereit für den nächsten Schritt?

Hallo [Name],

ein längeres Coaching ist eine Entscheidung, die reifen darf. Ich wollte dir nur mitteilen: Ich habe noch einen Platz für einen Start ab [Monat] – danach ist meine Coaching-Kapazität bis Ende [Jahr] ausgebucht.

Melde dich einfach, wenn du mehr wissen möchtest. Kein Druck.

Herzlich,
[Dein Name]

Vorlagen für Beratung & Consulting

Im Consulting zählt Autorität. Schreibe knapp, strategisch und mit Bezug auf Ergebnisse.

Vorlage 10 — Workshop-Angebot

Betreff: [Thema]-Workshop – Termin sichern

Hallo [Name],

zur Info: Für meinen [Thema]-Workshop ab [Datum] habe ich aktuell noch 2 Slots frei, danach ist der Kalender bis [Datum] geschlossen. Wenn ihr den Workshop wie im Angebot vom [Datum] umsetzen wollt, sag mir bis [Datum] Bescheid, dann reserviere ich den Termin.

Beste Grüße,
[Dein Name]

Vorlage 11 — Beratungsprojekt

Betreff: [Projektname] – Entscheidung bis wann?

Hallo [Name],

mein Angebot vom [Datum] deckt die beschriebenen Ziele in [X] Wochen ab. Um meine Projektplanung zu koordinieren, hilft es mir zu wissen, bis wann ihr eine interne Entscheidung trefft. Falls es hilft, kann ich euch zwei Referenz-Cases aus ähnlichen Branchen zuschicken.

Beste Grüße,
[Dein Name]

Vorlage 12 — Retainer / Laufende Beratung

Betreff: Retainer ab [Monat] – Update

Hallo [Name],

kurz zum Stand: Mein Retainer-Angebot vom [Datum] ist weiterhin aktiv. Ich ziehe die Kapazitäten für Retainer-Kunden zum [Datum] fest – möchtest du den Platz sichern, brauche ich bis dahin eine Rückmeldung.

Bei Fragen zum Umfang melde dich gerne.

Viele Grüße,
[Dein Name]

So automatisierst du den Versand

Vorlagen sind ein Hebel – aber nur, wenn du sie tatsächlich verschickst. Die meisten Freelancer scheitern nicht am Text, sondern am Timing: das zweite Follow-up fällt aus, weil der Montag stressig war. Das ist der teuerste Fehler, wie wir in unserem Artikel zu den teuersten Fehlern im Freelancer-Vertrieb zeigen.

Mit Flino trägst du deine Vorlagen einmal ein und definierst die Timing-Sequenz (z. B. Tag 3, Tag 10, Tag 21). Die E-Mails gehen automatisch aus deinem eigenen Gmail raus – dein Kunde merkt keinen Unterschied. Sobald jemand antwortet, pausiert die Sequenz automatisch.

Wenn du noch tiefer einsteigen willst, zeigt unser Artikel Gmail als Vertriebstool, wie du die Follow-up-Logik sauber in deinen Workflow einbaust.

Fazit

Gute Follow-up-Vorlagen sind kurz, konkret und branchengerecht. Die 12 Beispiele oben decken die typischen Szenarien ab – von der 500-Euro-Designleistung bis zum 50.000-Euro-Beratungsprojekt. Entscheidend ist nicht die perfekte Formulierung, sondern dass du überhaupt nachfasst. Und das konsequent.

Welche Vorlage passt zu deinem nächsten offenen Angebot?