Stundensatz berechnen für Freelancer: So kalkulierst du richtig
Der häufigste Fehler beim Start in die Selbstständigkeit: Man nimmt sein altes Brutto-Monatsgehalt, rechnet es auf einen Stundenlohn herunter und schlägt „ein bisschen was drauf". Das Ergebnis ist fast immer zu niedrig – oft um die Hälfte. Denn ein Freelancer-Stundensatz muss Dinge abdecken, die beim Angestellten unsichtbar im Hintergrund liefen: Urlaub, Krankheit, Versicherungen, Akquise, Steuern und unbezahlte Bürozeit. Dieser Leitfaden zeigt dir die komplette Formel, rechnet sie an drei Beispielen durch und gibt dir einen Stundensatz-Rechner an die Hand.
Warum dein Stundensatz höher sein muss, als du denkst
Als Angestellter bekommst du für 40 Wochenstunden ein festes Gehalt – und zwar auch dann, wenn du krank bist, im Urlaub liegst oder auf einer Fortbildung sitzt. Dein Arbeitgeber zahlt die Hälfte der Sozialversicherung, stellt Laptop und Büro, übernimmt die Buchhaltung und kümmert sich darum, dass überhaupt Aufträge da sind. All das verschwindet in dem Moment, in dem du selbstständig wirst. Du trägst es jetzt selbst – und musst es über deinen Stundensatz wieder hereinholen.
Der zweite, noch wichtigere Punkt: Nicht jede Arbeitsstunde ist eine bezahlte Stunde. Ein Freelancer, der 40 Stunden pro Woche arbeitet, kann davon vielleicht 20 bis 25 Stunden tatsächlich einem Kunden in Rechnung stellen. Der Rest geht für Akquise, Angebote, E-Mails, Buchhaltung, Weiterbildung und Verwaltung drauf. Wer seinen Stundensatz auf Basis aller Arbeitsstunden kalkuliert, rechnet sich systematisch arm.
Die Stundensatz-Formel in vier Schritten
Statt zu raten, rechnest du dich von deinem Jahresziel rückwärts zum Stundensatz. Vier Größen brauchst du dafür: dein gewünschtes Netto-Einkommen, deine Kosten, deine Steuerlast und deine tatsächlich abrechenbaren Stunden.
Schritt 1: Dein gewünschtes Jahres-Netto
Beginne mit der Frage, was du am Ende zum Leben brauchst – netto, auf dem Konto. Miete, Lebenshaltung, Rücklagen, Altersvorsorge, etwas Puffer. Sei hier ehrlich und nicht bescheiden: Dieser Betrag ist die Grundlage für alles Weitere. Nehmen wir als Beispiel 36.000 € netto im Jahr, also 3.000 € pro Monat zum Leben.
Schritt 2: Betriebskosten addieren
Jetzt kommen alle Kosten dazu, die durch deine Selbstständigkeit entstehen und die du als Angestellter nicht hattest. Dazu gehören typischerweise: Kranken- und Pflegeversicherung, Altersvorsorge, Büro oder Coworking, Hard- und Software, Versicherungen (Berufshaftpflicht, Rechtsschutz), Steuerberater, Weiterbildung, Marketing und Tools. Für einen Solo-Freelancer summiert sich das schnell auf 12.000 bis 20.000 € im Jahr. Rechnen wir konservativ mit 15.000 €.
Schritt 3: Steuern einkalkulieren
Auf deinen Gewinn (Einnahmen minus Betriebsausgaben) zahlst du Einkommensteuer. Je nach Höhe liegt der durchschnittliche Steuersatz für viele Solo-Selbstständige zwischen 20 und 30 Prozent. Wichtig: Das ist eine grobe Orientierung, kein Steuerbescheid – die genaue Last hängt von deiner Gesamtsituation ab, und hier solltest du einen Steuerberater einbeziehen. Für unsere Rechnung kalkulieren wir mit 25 Prozent.
Schritt 4: Abrechenbare Stunden ermitteln
Jetzt die ehrlichste Zahl. Ein Jahr hat etwa 52 Wochen. Ziehe Urlaub (5–6 Wochen), Feiertage, Krankheit und Weiterbildung ab – realistisch bleiben rund 44 Arbeitswochen. Bei 40 Wochenstunden wären das 1.760 Stunden. Doch davon ist nur ein Teil abrechenbar. Mit einer realistischen Auslastung von 55–60 Prozent landest du bei etwa 1.000 abrechenbaren Stunden pro Jahr. Genau das ist die Zahl, durch die du teilst – nicht die 1.760.
Das durchgerechnete Beispiel
Setzen wir die vier Zahlen aus dem Beispiel zusammen:
- Gewünschtes Netto: 36.000 €
- Betriebskosten: 15.000 €
- Zwischensumme (Gewinn vor Steuer, Ziel): 36.000 € Netto entspricht bei 25 % Steuer einem Gewinn von rund 48.000 €
- Benötigter Jahresumsatz: 48.000 € Gewinn + 15.000 € Kosten = 63.000 €
- Abrechenbare Stunden: 1.000
Der Rechenweg für den Stundensatz lautet also: 63.000 € Jahresumsatz geteilt durch 1.000 abrechenbare Stunden = 63 € pro Stunde (netto, zzgl. USt.). Wer hier reflexartig 35 € angesetzt hätte – ein Wert, der sich „nach gutem Stundenlohn" anfühlt – würde am Jahresende fast die Hälfte seines Ziels verfehlen.
Du siehst: Der „gefühlt faire" Stundensatz und der rechnerisch nötige Stundensatz liegen oft weit auseinander. Genau diese Lücke kostet viele Selbstständige in den ersten Jahren bares Geld.
Der Stundensatz-Rechner zum Selbstrechnen
Du kannst die Formel in einer Minute auf deine eigenen Zahlen anwenden. Trage deine Werte ein und rechne Schritt für Schritt:
- Dein Jahres-Netto-Ziel: ______ €
- Hochrechnung auf Gewinn vor Steuer (Netto-Ziel geteilt durch (1 − Steuersatz), z. B. ÷ 0,75 bei 25 %): ______ €
- Plus jährliche Betriebskosten: ______ € = benötigter Jahresumsatz
- Geteilt durch deine abrechenbaren Stunden (Richtwert: 1.000–1.200): ______ €
Das Ergebnis ist dein Mindest-Stundensatz – die Untergrenze, unter der du auf Dauer draufzahlst. Dein Marktpreis kann und sollte darüber liegen. Behandle diese Zahl als Boden, nicht als Ziel.
Drei Faktoren, die deinen Satz nach oben korrigieren
Die Formel liefert die Untergrenze. Wie weit du darüber gehst, hängt von drei Hebeln ab.
Erfahrung und Spezialisierung. Ein Generalist konkurriert mit vielen, ein Spezialist mit wenigen. Wer ein klares Profil und nachweisbare Ergebnisse hat, kann deutlich höhere Sätze durchsetzen. Wie du dich von der breiten Masse abhebst, behandeln wir im Leitfaden zur Akquise für Selbstständige.
Wert für den Kunden. Entscheidend ist nicht, wie lange du brauchst, sondern was dein Ergebnis dem Kunden bringt. Wer einem Unternehmen 50.000 € Umsatz freisetzt, kann mehr verlangen als jemand, der eine austauschbare Routineaufgabe erledigt – auch bei gleichem Zeitaufwand.
Auslastung und Nachfrage. Wenn deine Pipeline voll ist und du Anfragen ablehnen musst, ist das das klarste Signal, dass dein Satz zu niedrig ist. Eine volle Pipeline beginnt mit konsequenter Kundengewinnung – wie du die systematisch aufbaust, zeigt der Leitfaden zur Kundengewinnung für Freelancer.
Stundensatz oder lieber Pauschalpreis?
Der Stundensatz ist die Grundlage deiner Kalkulation – aber nicht immer die beste Art, ihn dem Kunden zu präsentieren. Bei klar umrissenen Projekten ist ein Pauschalpreis oft attraktiver: Der Kunde hat Planungssicherheit, und du wirst für dein Ergebnis bezahlt statt für deine Zeit. Wenn du schnell arbeitest, verdienst du beim Pauschalpreis effektiv mehr pro Stunde.
Die Falle dabei: Ohne sauber kalkulierten Stundensatz im Hintergrund kannst du keinen Pauschalpreis vernünftig ansetzen. Du brauchst die Stundensatz-Formel als Anker – erst dann kannst du entscheiden, ob du pro Stunde, pro Projekt oder im Retainer abrechnest. Die Pauschale ist immer nur eine andere Verpackung desselben kalkulierten Werts.
Häufige Fehler bei der Stundensatz-Kalkulation
Das alte Gehalt eins zu eins übernehmen. 3.000 € brutto im Angestelltenverhältnis sind nicht 3.000 € als Selbstständiger – sie müssen, je nach Kosten und Auslastung, fast verdoppelt werden, um dasselbe Netto zu erreichen.
Mit 40 abrechenbaren Stunden rechnen. Der teuerste Denkfehler. Niemand stellt 100 Prozent seiner Arbeitszeit in Rechnung. Wer mit voller Auslastung kalkuliert, baut sich von Anfang an eine Lücke ein.
Sich nach unten an die Konkurrenz anpassen. Der billigste Anbieter zu sein ist kein Geschäftsmodell, sondern ein Weg in die Selbstausbeutung. Wenn dein kalkulierter Satz über dem „Marktdurchschnitt" liegt, ist das oft ein Zeichen, dass der Markt zu niedrig kalkuliert – nicht, dass du zu teuer bist.
Preiserhöhungen vergessen. Inflation, steigende Erfahrung und wachsende Nachfrage rechtfertigen regelmäßige Anpassungen. Wer drei Jahre denselben Satz nimmt, verdient real immer weniger.
Fazit: Erst rechnen, dann verhandeln
Ein guter Stundensatz ist keine Frage des Bauchgefühls, sondern des Rechnens. Geh von deinem Netto-Ziel aus, addiere Kosten und Steuern, teile durch deine realistisch abrechenbaren Stunden – und du kennst deine Untergrenze. Alles darüber ist Verhandlungssache, abhängig von Spezialisierung, Kundenwert und Auslastung.
Der wichtigste Effekt: Wer seinen Mindest-Stundensatz kennt, verhandelt selbstbewusster und sagt zu schlecht bezahlten Aufträgen leichter Nein. Und am Ende entscheidet nicht nur der Stundensatz über dein Einkommen, sondern auch, wie konsequent du aus Anfragen tatsächlich Aufträge machst – durch saubere Angebote und konsequentes Nachfassen.