HubSpot-Alternativen für Kleinunternehmen: 6 Tools im ehrlichen Vergleich

HubSpot ist mächtig – aber für Kleinunternehmen und Freelancer oft zwei Nummern zu groß. Sobald du über die kostenlose Variante hinauswillst, wird es schnell teuer, und die Oberfläche ist auf Sales-Teams mit mehreren Rollen ausgelegt. Dieser Artikel zeigt 6 schlankere Alternativen, die besser zu kleinen Strukturen passen – mit ehrlichen Vor- und Nachteilen.

Warum HubSpot für Kleinunternehmen oft nicht passt

HubSpot hat ein hervorragendes kostenloses CRM. Der Haken: Alles, was den Alltag wirklich angenehm macht – Sequenzen, Automatisierungen, Reporting, eigene Eigenschaften – sitzt hinter den kostenpflichtigen „Hubs". Und die starten im Marketing- und Sales-Hub schnell bei dreistelligen Monatsbeträgen, oft mit jährlicher Vorabzahlung und Mindestanzahl an Kontakten.

Für eine Einzelperson oder ein Team von zwei bis drei Leuten bedeutet das: Du zahlst für Kapazitäten, die du nie ausschöpfst. Gleichzeitig musst du dich durch eine Oberfläche klicken, die für zehn bis fünfzig Vertriebsmitarbeiter gebaut wurde. Die Folge ist fast immer dieselbe – HubSpot wird nach drei Monaten zur Datengrab-Zone und verliert seinen Nutzen.

Kleinunternehmen brauchen etwas anderes: ein Tool, das in 30 Minuten einsatzbereit ist, Follow-ups ohne Zeremonie automatisiert und nicht bei jedem Funktionsklick zum Upgrade drängt. Die folgenden sechs Alternativen decken unterschiedliche Schwerpunkte ab – von reiner Follow-up-Automatisierung bis zur schlanken All-in-One-Lösung.

1. Flino – Follow-up-Automatisierung direkt in deinem Postfach

Für wen: Solo-Selbstständige und Freelancer, die Angebote verschicken und systematisch nachfassen wollen, ohne ein CRM zu pflegen.

Flino ist kein klassisches CRM, sondern ein schlanker Vertriebs-Assistent, der direkt in deinem Postfach arbeitet. Du schreibst dein Angebot wie gewohnt – Flino erkennt automatisch, dass es sich um ein Angebot handelt, startet eine vordefinierte Follow-up-Sequenz und stoppt, sobald der Kunde antwortet. Das heißt: Keine Kontaktpflege, keine Pipeline-Stages, keine manuellen Erinnerungen.

Stärken: Extrem niedriger Einrichtungsaufwand (unter 10 Minuten), keine Datenhaltung in fremden Systemen, vorlagenbasierte Sequenzen, transparente Preise.

Schwächen: Keine Pipeline-Visualisierung, kein Deal-Forecasting, keine Marketing-Automation. Flino ersetzt kein Team-CRM, sondern die Aufgabe „zur richtigen Zeit nachfassen".

Mehr zur grundsätzlichen Entscheidung CRM oder nicht findest du im Artikel CRM-Alternativen für Freelancer. Wenn du den typischen Follow-up-Aufwand schon im Griff hast, aber Muster suchst, hilft der Artikel Nachfass-E-Mail Muster.

2. Pipedrive – klassisches Vertriebs-CRM mit Fokus auf Pipeline

Für wen: Kleine Teams von zwei bis acht Personen mit definiertem Sales-Prozess.

Pipedrive ist seit Jahren das Standard-Beispiel für ein CRM, das „einfach nur Sales macht" – ohne Marketing-Gedöns. Die Pipeline-Ansicht ist intuitiv, neue Deals lassen sich schnell anlegen, und die Oberfläche überfordert niemanden. Mobile App ist solide, E-Mail-Integration funktioniert.

Stärken: Klarer Sales-Fokus, gute Mobile-Erfahrung, moderate Einstiegspreise, viele Integrationen über Marketplace.

Schwächen: Für echte Funktionstiefe musst du dich in höhere Tarife bewegen – dort wird es preislich schnell vergleichbar mit HubSpot. Automatisierungen sind vorhanden, aber in den günstigen Tarifen stark limitiert. Sequenzen für automatische Follow-ups sind Extra.

Für eine direkte Gegenüberstellung mit weiteren leichtgewichtigen Tools empfehlen wir den Vergleich Angebote nachfassen, der systematisch durchspielt, wann ein klassisches CRM überhaupt nötig ist.

3. Zoho CRM – All-in-One zu günstigen Preisen

Für wen: Unternehmen, die außer dem CRM auch Projekt-, Buchhaltungs- und Marketing-Tools aus einem Haus wollen.

Zoho ist im deutschsprachigen Raum seltener im Gespräch, deckt funktional aber fast alles ab, was HubSpot kann – zu einem Bruchteil des Preises. Wer bereit ist, sich einzuarbeiten, bekommt Formulare, Workflows, Mailings, Berichte und sogar Helpdesk-Funktionalitäten in einem Ökosystem.

Stärken: Enormes Funktionsspektrum für sehr moderate Monatspreise, DSGVO-Einstellungen vorhanden, EU-Datenzentrum wählbar.

Schwächen: Die Oberfläche wirkt im Vergleich zu moderneren Tools spürbar älter, die Einarbeitung ist länger, und manche Automatisierungsfunktionen sind umständlich zu konfigurieren. Für reine Single-User-Szenarien oft überdimensioniert.

4. folk – Relationship-CRM mit modernem Design

Für wen: Beratung, Agenturen und Freelancer, die Beziehungen und Netzwerke stärker im Blick behalten wollen als reine Deals.

folk positioniert sich als „Relationship-CRM" – der Fokus liegt weniger auf Pipeline-Mechanik, mehr auf dem Pflegen hochwertiger Kontaktbeziehungen. Die Oberfläche ist modern, LinkedIn-Integration und Chrome-Extension sind nahtlos, Gruppen und Tags ersetzen starre Pipelines.

Stärken: Ästhetik und Usability deutlich über dem CRM-Durchschnitt, Kontaktimport aus LinkedIn und Gmail sehr komfortabel, stark für Netzwerker und Berater.

Schwächen: Für klassische Outbound-Vertriebsprozesse mit klarer Stage-Logik weniger geeignet, Reporting eher Basic, Preise für Einzelne moderat, steigen im Team jedoch deutlich.

5. Brevo – wenn Marketing und CRM in einem sein sollen

Für wen: Kleinunternehmen, die Newsletter, Transaktionsmails und CRM unter einem Dach haben wollen.

Brevo (ehemals Sendinblue) ist bekannt als E-Mail-Marketing-Tool, hat sich in den letzten Jahren aber zu einer kompakten All-in-One-Plattform entwickelt. Das integrierte CRM ist schlicht, reicht aber für kleine Sales-Prozesse. Wer sowieso Newsletter verschickt, bekommt CRM-Funktionen faktisch „mitgeliefert".

Stärken: Sehr günstige Einstiegspreise, DSGVO-konform (französischer Anbieter, EU-Daten), solide E-Mail-Infrastruktur, brauchbare Automatisierungen.

Schwächen: CRM-Funktionen bleiben hinter spezialisierten Tools zurück, Pipeline-Reporting ist schwach, API und Integrationen weniger umfangreich als bei HubSpot.

6. Attio – moderne Alternative mit Airtable-Feeling

Für wen: Tech-affine Teams, die maximale Flexibilität beim Datenmodell wollen.

Attio ist einer der neueren Anbieter am Markt und hat sich in kurzer Zeit einen Namen gemacht. Das Tool fühlt sich an wie eine Mischung aus Notion, Airtable und klassischem CRM – du kannst Objekte, Felder und Beziehungen frei definieren. Für wen das ein Rabbit-Hole wird, der verbringt Wochen mit Datenmodellierung. Für alle anderen ist es schlicht das modernste und schnellste CRM auf dem Markt.

Stärken: Exzellente Performance, flexibles Datenmodell, automatische Anreicherung von Firmendaten, angenehme Tastatur-Navigation, gute API.

Schwächen: Noch nicht alle typischen Sales-Features vollständig (z. B. komplexere Sequenzen), Oberfläche nur auf Englisch, für klassische DACH-Kleinunternehmen wirkt die Lernkurve höher.

Entscheidungsmatrix: Welches Tool für welchen Typ

Damit du nicht alle sechs Tools durchprobieren musst, hier eine verdichtete Empfehlung nach Profil:

• Solo-Selbstständige, die primär Angebote nachfassen wollen: Flino. Kein CRM-Overhead, klarer Fokus auf die eine wichtige Aufgabe.
• Kleines Team (2–5), klassischer Sales mit Pipeline: Pipedrive. Bewährt, überschaubare Lernkurve, gute Mobile-App.
• Kleinunternehmen, die alles aus einer Hand wollen: Zoho CRM. Maximale Breite zu kleinem Preis.
• Berater und Agenturen mit Fokus auf Beziehungen: folk. Modernes Design, Netzwerk-orientiert.
• Marketing-getriebene Kleinunternehmen: Brevo. Besonders wenn Newsletter und Mailings zentral sind.
• Tech-affine Teams mit hohem Custom-Bedarf: Attio. Maximale Flexibilität, moderne UX.

Drei Fragen helfen dir zusätzlich bei der Auswahl: Wie viele Personen arbeiten mit dem Tool? Wie strukturiert ist dein Sales-Prozess schon heute? Und wie viel Zeit willst du ehrlich in die Pflege investieren? Wer nur eine der drei Fragen klar beantworten kann, ist oft mit einem spezialisierten Tool besser bedient als mit einem All-in-One.

Migration von HubSpot: Worauf du achten solltest

Wenn du bereits HubSpot nutzt und wechseln willst, hilft eine strukturierte Übergabe. Drei Punkte sparen dir später Arbeit:

• Daten exportieren, bevor du kündigst. HubSpot erlaubt CSV-Export aller Kontakte, Deals und Notizen – mach das, solange dein Account aktiv ist. Nach Kündigung ist der Zugriff zeitlich begrenzt.
• Automationen dokumentieren. Screenshots und Notizen der aktiven Workflows helfen dir, im neuen Tool nichts zu vergessen. Selbst wenn du nicht alles 1:1 nachbaust – zumindest die Sales-Sequenzen gehören ins neue System.
• E-Mail-Vorlagen zentral sichern. Bewährte Follow-up-Formulierungen sind wertvoller als jede Software. Sichere sie als Textbausteine, bevor du migrierst.

Für den Fall, dass du dich gegen ein klassisches CRM entscheidest und direkt in Gmail weiterarbeiten willst, liefert der Artikel Gmail als Vertriebstool einen kompletten Aufbau-Plan ohne zusätzliche Software.

Preis-Vergleich auf einen Blick (Stand 2026)

Die reinen Einstiegspreise pro Nutzer und Monat sind der leichteste Vergleichspunkt – aber mit Vorsicht zu genießen, weil Tarife sich stark unterscheiden, was im Funktionsumfang enthalten ist. Grobe Richtwerte:

• HubSpot Sales Hub (Starter): rund 20 € / Nutzer / Monat, mit schnellem Upgrade-Druck.
• Flino: transparenter Fixpreis, unabhängig von Kontaktmengen.
• Pipedrive (Essential): rund 15 € / Nutzer / Monat, Sequenzen in höheren Tarifen.
• Zoho CRM (Standard): rund 14 € / Nutzer / Monat mit sehr breitem Funktionsumfang.
• folk: ab rund 20 € / Nutzer / Monat, Limit bei Kontakten.
• Brevo: CRM kostenlos, Zusatzpaket „Sales Platform" ab rund 12 € / Nutzer.
• Attio: kostenloser Tarif vorhanden, Pro ab rund 29 € / Nutzer.

Wichtiger als der Einstiegspreis ist fast immer die Frage, was bei Wachstum passiert. Prüfe also, was die zweitnächste Stufe kostet und welche Funktionen dort enthalten sind – genau dort wird HubSpot für Kleinunternehmen oft zum Problem.

Fazit: Klein denken, groß entscheiden

HubSpot ist nicht schlecht – es ist nur für Kleinunternehmen oft das falsche Tool zum falschen Zeitpunkt. Wer gerade beginnt, systematisch Vertrieb zu betreiben, braucht keine Marketing-Suite mit Reporting-Studios. Er braucht ein Tool, das ihn zuverlässig an Follow-ups erinnert, sinnvolle Vorlagen bietet und in zehn Minuten eingerichtet ist.

Starte so klein wie möglich. Wenn du nach sechs Monaten merkst, dass dir Funktionen fehlen, ist der Wechsel immer noch möglich – und dann weißt du auch genau, welche Funktionen du wirklich brauchst. Der häufigste Fehler im Tool-Vergleich ist nicht die falsche Wahl, sondern die zu große.