Pipedrive-Alternative: 6 Tools im ehrlichen Vergleich

Pipedrive ist seit Jahren das Standard-CRM für kleine Vertriebsteams – aber nicht jede Solo-Selbstständige und nicht jedes 3-Personen-Team braucht (oder mag) das, was Pipedrive bietet. Zu viele Pipeline-Stages, zu viele Felder, zu viele Tarif-Zwischenstufen. Dieser Artikel zeigt sechs schlanke Pipedrive-Alternativen – mit ehrlichen Stärken, ehrlichen Schwächen und einer klaren Empfehlung, für wen sich der Wechsel lohnt.

Warum überhaupt eine Pipedrive-Alternative suchen?

Pipedrive macht vieles richtig: klare Pipeline-Ansicht, schnelles Anlegen von Deals, solide Mobile-App, gute Integrationen. Trotzdem stoßen viele Solo-Dienstleister an drei wiederkehrende Grenzen.

Erstens: Sobald du ernsthaft mit Sequenzen, Reporting oder Workflow-Automatisierungen arbeitest, schiebst du dich Tarif für Tarif nach oben. Aus dem „günstigen Einstiegs-CRM" werden schnell 50 bis 80 Euro pro Nutzer und Monat. Für ein Solo-Setup ist das viel.

Zweitens: Pipedrive verlangt Pflege. Jeder Deal will eingetragen, jede Stage will gepflegt, jede Notiz will dokumentiert sein. Wer keinen Vertriebsalltag mit zehn parallelen Deals hat, empfindet diese Pflege als Overhead, der nichts produziert.

Drittens: Pipedrive denkt in Pipelines. Wenn dein Geschäft eher von Empfehlungen, Bestandskunden und Folgeprojekten lebt – und nicht von einer klar gestaffelten Outbound-Maschine – ist das CRM-Modell selbst ein schlechter Fit. Dann verlierst du Zeit, indem du ein lineares Modell auf nicht-lineare Realität anwendest.

Wenn du dich in einem dieser drei Punkte wiedererkennst, lohnt sich ein Blick auf Alternativen. Eine grundsätzliche Auseinandersetzung mit der Frage „brauche ich überhaupt ein klassisches CRM?" findest du im Artikel CRM-Alternativen für Freelancer.

1. Flino – Vertriebs-Assistent direkt in deinem Postfach

Für wen: Solo-Selbstständige und kleine Teams, die Angebote per E-Mail verschicken und Follow-ups automatisieren wollen, ohne ein CRM zu pflegen.

Flino ist kein Pipedrive-Klon, sondern bewusst der Gegenentwurf: Statt einer Pipeline-Oberfläche, die du füllen musst, arbeitet Flino direkt in deinem Postfach. Du verschickst Angebote wie gewohnt, Flino erkennt automatisch, dass es sich um ein Angebot handelt, startet eine Follow-up-Sequenz und stoppt, sobald der Kunde antwortet. Keine Stages, keine manuelle Eingabe, keine Datenpflege.

Stärken: Einrichtung in unter zehn Minuten, keine doppelte Datenhaltung, vorlagenbasierte Sequenzen, transparente Preise, Hosting in Deutschland.

Schwächen: Keine Pipeline-Visualisierung, kein klassisches Reporting, kein Deal-Forecasting. Flino ersetzt nicht das Sales-CRM eines Vertriebsteams, sondern die Aufgabe „rechtzeitig nachfassen". Wer ein klassisches Pipeline-CRM sucht, sollte zu einer der nächsten Optionen greifen.

Wenn dein Hauptproblem mit Pipedrive nicht die Pipeline, sondern der Pflege-Overhead und die fehlende Follow-up-Automatisierung ist, ist Flino die wahrscheinlich produktivste Alternative.

2. folk – Relationship-CRM mit modernem Design

Für wen: Beziehungsorientierte Dienstleister wie Coaches, Berater, Designer und Agenturen mit kleinem Team.

folk hat einen klaren Fokus: Beziehungen statt Deals. Statt Pipeline-Stages organisierst du Kontakte in Listen und arbeitest mit Tags, Notizen und gemeinsamen Inboxen. Das Design ist deutlich moderner als bei Pipedrive, die Lernkurve flach. Besonders gelungen ist die Integration mit LinkedIn und der Browser-Erweiterung – Kontakte werden mit zwei Klicks angelegt.

Stärken: Sehr modernes UI, kollaborative Funktionen für kleine Teams, ausgereifte LinkedIn-Integration, sinnvolle KI-Funktionen für Notizen und Folgeschritte.

Schwächen: Kein Fokus auf Sales-Pipeline-Reporting, schwächer in klassischer Forecast-Logik, der Funktionsumfang wirkt im Vergleich zu Pipedrive bewusst reduziert. Für strukturierte Outbound-Vertriebs-Workflows ist es weniger geeignet.

3. HubSpot CRM (Free Tier)

Für wen: Solo-Selbstständige, die kostenlos starten und später bei Bedarf in ein Sales- oder Marketing-Hub wachsen wollen.

HubSpot bietet sein Basis-CRM kostenfrei – mit unbegrenzten Nutzern, brauchbarem Kontaktmanagement und einer einfachen Pipeline. Für viele Solo-Dienstleister deckt der Free Tier alles ab, was sie tatsächlich brauchen. Der Haken kommt erst, wenn du Sequenzen, Workflow-Automatisierungen oder erweiterte Reports willst – dann wird HubSpot in den kostenpflichtigen Tarifen schnell teurer als Pipedrive.

Stärken: Kostenlos für die Basis, exzellente Dokumentation, riesiges App-Ökosystem, sauberes deutschsprachiges Interface.

Schwächen: Funktionssprung in den kostenpflichtigen Tarifen ist groß, Mindestlizenzen können teuer werden, und das Tool ist auf Wachstum hin ausgelegt – Solo-Bleiber zahlen am Ende oft mehr für Funktionen, die sie nie ausschöpfen. Eine ehrliche Gegenüberstellung mit anderen Tools steht im Beitrag HubSpot-Alternativen für Kleinunternehmen.

4. Attio – datengetriebenes CRM für Tech-affine Teams

Für wen: Tech-Freelancer, kleine SaaS-Teams und alle, die ein CRM wie eine moderne Datenbank denken wollen.

Attio ist eine der spannendsten CRM-Neuerscheinungen der letzten Jahre. Statt vorgegebener Pipelines arbeitest du in einer flexiblen, hochperformanten Datenstruktur, ähnlich einer Mischung aus Notion und Airtable. Du kannst eigene Objekte (z. B. Verträge, Projekte, Domains) anlegen, sie miteinander verknüpfen und mit klaren Filter- und Sicht-Logiken arbeiten.

Stärken: Extrem flexibel, sehr schnelles Interface, starke API, moderne Architektur. Ideal, wenn du dein CRM individuell modellieren willst.

Schwächen: Höhere Einstiegshürde als Pipedrive, weil du das Datenmodell selbst designst. Ohne klares Konzept driftet das System in Richtung „leeres Notion". Für reine Vertriebsorganisation kann das zu viel sein.

5. Notion CRM

Für wen: Solo-Dienstleister, die bereits in Notion arbeiten und ihre Vertriebsdokumentation lieber im selben System halten.

Notion ist kein CRM – aber es ist ein erstaunlich gutes Werkzeug, um eines selbst zu bauen. Mit einer einfachen Datenbank für Leads, Tags für Status und Linked-Database-Views entsteht in einer halben Stunde ein lauffähiges Mini-CRM. Vorlagen gibt es dutzendweise kostenlos.

Stärken: Volle Flexibilität, Integration mit deiner bestehenden Wissensbasis, keine zusätzlichen Lizenzkosten, wenn du Notion bereits nutzt.

Schwächen: Keine echte Sales-Logik – keine automatischen Sequenzen, keine E-Mail-Tracking-Funktionen, kein Reporting-Standard. Wer mehr als nur eine Lead-Liste will, stößt schnell an Grenzen. Außerdem skaliert die Performance bei vielen Datensätzen mäßig.

6. Streak – Pipeline direkt in Gmail

Für wen: Solo-Selbstständige, die im Gmail-Posteingang leben und eine Pipeline brauchen, ohne den Tab zu wechseln.

Streak ist seit Jahren das bekannteste „CRM in Gmail". Du installierst eine Browser-Erweiterung, und Gmail erhält eine vollwertige Pipeline-Logik mit Boxen, Stages, benutzerdefinierten Feldern und Mail-Tracking. Die Pipeline lebt direkt zwischen deinen E-Mails – jede Mail wird mit einem Klick einer Box zugeordnet.

Stärken: Keine Tool-Wechsel, sehr niedrige Einrichtungs-Schwelle, gute Mail-Tracking- und Mail-Merge-Funktionen, kostenloser Tarif vorhanden.

Schwächen: Funktionalität ist an Gmail gekoppelt – wer mit Outlook oder anderen Mail-Clients arbeitet, hat keinen Zugriff. Reporting ist solide, aber nicht auf Pipedrive-Niveau. Für Teams größer als drei Personen wird die Box-Logik unübersichtlich.

Welche Alternative passt zu welchem Profil?

Aus den sechs Optionen lassen sich klare Empfehlungen ableiten – je nachdem, was du an Pipedrive konkret stört.

„Pipedrive ist mir zu pflegeintensiv." Dann gewinnst du am meisten mit Flino oder Streak. Beide reduzieren Pflege auf ein Minimum, weil sie dort arbeiten, wo dein Vertrieb tatsächlich stattfindet – im Posteingang.

„Pipedrive ist mir zu sales-lastig." Dann ist folk die wahrscheinlich beste Wahl. Es denkt in Beziehungen, nicht in Deals, und passt besser zu beratungsorientierten Geschäftsmodellen.

„Pipedrive ist mir zu teuer." Dann ist HubSpot Free der pragmatische Einstieg – mit dem Vorbehalt, dass die kostenpflichtigen Tarife später teuer werden. Notion ist die zweite Option, wenn du es bereits nutzt.

„Pipedrive ist mir zu starr." Dann lohnt Attio den Blick. Mehr Lernkurve, dafür echte Modellierungs-Freiheit. Notion erfüllt einen ähnlichen Zweck, nur ohne CRM-spezifische Features.

Was du beim Wechsel nicht unterschätzen solltest

Wer von Pipedrive wegmigriert, plant oft die Datenmigration zu hektisch. Drei Punkte sind wichtig:

• Nicht alle Daten brauchen einen Umzug. Veraltete Deals, kalte Leads und nicht aktualisierte Kontakte besser archivieren als migrieren – sie verstopfen jedes neue System.
• Die neue Logik vor der Migration durchspielen. Wer einfach Pipedrive-Stages 1:1 in folk oder Attio übernimmt, importiert das Problem mit. Die Migration ist die beste Gelegenheit, den Sales-Workflow zu überdenken.
• Mail-Historien sichern. Pipedrive speichert mailbasierte Kommunikation manchmal anders als andere Systeme – ein Export oder eine Sicherung der wichtigsten Threads ist Pflicht, bevor du den Alt-Account kündigst.

Wer den Wechsel mit dem Anlass verbindet, gleichzeitig Follow-up-Routinen zu standardisieren, kann auf einem aktuellen Stand starten. Praxis-Vorlagen findest du im Artikel Follow-up E-Mail Vorlagen und im Beitrag Nachfass-E-Mail Muster.

Fazit

Pipedrive ist nach wie vor ein gutes Tool – aber bei weitem kein Standard, bei dem es keine Alternativen gäbe. Welche Pipedrive-Alternative am besten passt, hängt nicht von der Funktionsliste ab, sondern davon, was an Pipedrive nicht passt: zu pflegeintensiv, zu deal-lastig, zu teuer oder zu starr.

Für die Mehrheit der Solo-Dienstleister, die mit Pipedrive vor allem unzufrieden sind, weil sie es nie wirklich konsequent pflegen, ist die schlankere Lösung kein konkurrierendes CRM, sondern ein Tool, das die Pflege überflüssig macht. Genau dort setzt Flino an: Follow-ups laufen automatisch, ohne Pipeline-Pflege, ohne Stage-Logik, ohne CRM-Overhead.