Follow-up-Sequenzen einrichten und steuern

Eine Sequenz ist eine geplante Kette von Nachfass-E-Mails, die Flino nach dem Versand automatisch verschickt. Du legst Sequenzen einmal an und aktivierst sie dann auf einzelnen Angeboten.

Sequenz anlegen

1. Geh links auf Sequenzen.
2. Klick auf Neue Sequenz starten (oder eine Vorlage als Ausgangspunkt).
3. Vergib Name und optional eine Beschreibung.
4. Aktivere die Toggles Aktiv (sonst kannst du sie nicht auf Angeboten verwenden) und optional Als Standard setzen.
5. Füg Schritte hinzu — pro Schritt:
   • Verzögerung in Tagen seit Versand der Vorgänger-Mail
   • Ansprache (Sie / Du)
   • Betreff
   • Generierungs-Modus plus passendes Eingabefeld — siehe nächster Abschnitt
6. Speichern.

![Screenshot: Sequenz-Editor mit drei Schritten](TODO)

Die drei Modi für den Mail-Inhalt

Pro Schritt wählst du einen von drei Modi. Sie unterscheiden sich darin, wie viel die KI für dich schreibt.

„Ich schreibe selbst”

Du formulierst Subject und Body komplett selbst. Variablen-Platzhalter wie Anrede, Vorname oder Angebotstitel kannst du an beliebiger Stelle einfügen — Flino setzt die Werte beim Versand passend ein.

In diesem Modus kannst du außerdem Vorlagen aus deiner Bibliothek laden: Im Bereich „Aus Vorlagenbibliothek laden” klick auf Vorlage laden und wähl eine deiner unter Vorlagen gepflegten Vorlagen. Subject und Body übernehmen den Inhalt, du kannst alles weiter anpassen.

„Mein Text + KI-Ergänzung”

Du schreibst einen eigenen Text mit Platzhaltern wie im Modus oben. Zusätzlich kannst du bis zu zwei KI-Slots in den Text einsetzen — das sind Stellen, an denen Flino beim Versand einen kurzen, kontextpassenden KI-Text einfügt (z. B. einen freundlichen Übergangssatz, der auf den Stand des Deals Bezug nimmt). Den Rahmen formulierst du, die KI füllt nur die Slots.

„KI schreibt die E-Mail”

Du gibst nur ein Briefing vor (z. B. „Hake freundlich nach, biete Termin an”). Die KI schreibt Subject und Body komplett — basierend auf Briefing, Angebotsdaten und der bisherigen Kommunikation.

Welcher Modus wann? Wenn dein Wording sitzen muss, nimm „Ich schreibe selbst”. Für mehr Variation ohne Komplettverlust der Kontrolle wähl „Mein Text + KI-Ergänzung”. Wenn du der KI volle Kontrolle geben willst, „KI schreibt die E-Mail”.

Sequenz auf einem Angebot aktivieren

1. Öffne das Angebot.
2. Im Bereich Follow-up Automation → Dropdown Sequenz auswählen….
3. Klick auf Aktivieren.

Toast „Sequenz aktiv – nächste E-Mail am [Datum]”. Das Angebot zeigt jetzt:

• Sequenz aktiv Badge
• Schritt X von Y
• Nächste E-Mail: [Zeitpunkt]
• Garantien-Karte: „Stoppt automatisch bei Kundenantwort” / „Versand nur Mo–Fr 09:00–11:00 | Feiertage werden übersprungen”

Versandzeiten

Flino versendet Follow-ups deterministisch in einem festen Zeitfenster:

• Wochentage: Montag–Freitag
• Uhrzeit: 09:00–11:00 Uhr Europe/Berlin
• Feiertage: deutsche Feiertage werden übersprungen

Liegt der nächste fällige Versand außerhalb des Fensters, verschiebt Flino auf den nächsten gültigen Slot.

Versandfenster ist fest. Es gibt keine UI-Einstellung und keine versteckte Konfiguration, mit der sich die Versandzeiten anpassen lassen — Mo–Fr, 09:00–11:00 Europe/Berlin gilt für alle Workspaces.

Sequenz pausieren

Klick auf Pausieren in der Sequenz-Karte. Die nächste geplante Mail wird sofort gestoppt. Toast „Sequenz pausiert.”.

Automatische Pausen

Flino pausiert die Sequenz auch von selbst — mit einem dieser Gründe:

Pause-Grund	Was bedeutet er
Kundenantwort erhalten	Eine Antwort ist eingegangen; du übernimmst
Manuell pausiert	Du hast pausiert
Anruf protokolliert	Du hast eine Reaktion oder einen Anruf in Flino erfasst
E-Mail nicht zustellbar	Die letzte Mail ist gebounced
Daten fehlen	Pflichtdaten (z. B. E-Mail-Adresse) fehlen
Postfach getrennt	Gmail-Verbindung weg
Versandfehler	Letzter Versand technisch fehlgeschlagen
Kein Guthaben	KI-Credits aufgebraucht — Sequenz pausiert mit dem Hinweis „Follow-up pausiert: Kein Guthaben” inkl. Link zur Abrechnung

Out-of-Office / Abwesenheits-Antworten

Es gibt aktuell keinen dedizierten „Abwesenheit”-Pause-Grund und kein eigenes OOO-Banner. Eine OOO-Antwort wird wie eine normale Reply behandelt:

• Die Sequenz pausiert mit Grund „Kundenantwort erhalten”.
• In der Activity-Timeline siehst du die Auto-Reply als eingehende Mail.
• Bitte selbst prüfen, ob es sich um eine Abwesenheits­notiz handelt, und die Sequenz ggf. fortsetzen.

Sequenz fortsetzen

Klick auf Fortsetzen. Flino plant die nächste Mail neu, basierend auf dem nächsten gültigen Versand-Slot. Toast „Sequenz fortgesetzt.”.

Sequenz wechseln

Du willst auf eine andere Sequenz umstellen?

1. Klick auf Sequenz ändern.
2. Wähl die neue Sequenz.
3. Klick auf Bestätigen.

Die alte Sequenz endet, die neue startet beim Schritt 1.

Sequenz endet automatisch

Eine aktive Sequenz wird automatisch beendet, wenn:

• alle Schritte versendet wurden,
• der Status auf Gewonnen oder Verloren wechselt (z. B. nach Annahme-Link-Klick).

Die Karte wechselt auf Abgeschlossen und du siehst den Button Neue Sequenz starten, falls du nochmal nachfassen willst.

Übersicht aller Follow-ups: Queue

Geh links auf Queue für die zentrale Übersicht aller laufenden Sequenzen. Tabs:

• Aktiv — Sequenzen, die gerade Mails verschicken
• Pausiert — mit sichtbarem Pause-Grund
• Abgeschlossen
• Alle

Hier siehst du auf einen Blick, wo Flino was tut — und wo du als Mensch eingreifen solltest.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
„Keine Sequenzen vorhanden”	Leg eine Sequenz unter Sequenzen an
„E-Mail-Adresse fehlt” beim Aktivieren	Erst Kontakt-E-Mail ergänzen
„Follow-ups können erst aktiviert werden, wenn ein Kontakt zugeordnet ist”	Kontakt im Angebot zuordnen
Sequenz pausiert mit „Postfach getrennt”	Gmail in Einstellungen erneut verbinden