Angebots-Versionen erstellen und verwalten

Manchmal muss ein Angebot überarbeitet werden: Der Kunde hat eine neue Anforderung, der Preis verschiebt sich, der Leistungsumfang ändert sich. Statt das Original zu überschreiben, legst du eine neue Angebotsversion an. Damit bleibt die Historie sauber und jede Fassung behält ihre eigene PDF.

Wo du Versionen siehst

Sobald ein Angebot eine zweite Fassung hat, zeigt die Detailseite die Karte Angebotsversionen. Jede Zeile steht für eine Version (V1, V2 …) mit einem Status:

• Aktiv: die aktuell verbindliche Version
• Entwurf: eine Version, an der du noch arbeitest, bevor sie aktiv wird
• Ersetzt: frühere aktive Versionen, die durch eine neuere abgelöst wurden

Daneben stehen Titel, Angebotsnummer, Betrag, Gültigkeit und Datum, dazu ein Download-Symbol für die PDF der Version. Ein Klick auf eine Zeile zeigt diese Version auf der Detailseite an („Du siehst Version V2 (Entwurf)“). Mit Zur aktiven Version kehrst du zurück.

Neue Version anlegen

1. Klick oben auf der Detailseite auf Neue Version.
2. Im Dialog Neue Angebotsversion anlegen lädst du die PDF der neuen Fassung hoch (Pflicht, max. 20 MB). Ist die Datei identisch mit einer früheren Version, weist Flino darauf hin.
3. Trag Titel (Pflicht), Angebotsnummer, Betrag, Währung, Gültigkeit und eine kurze Zusammenfassung der Änderungen ein.
4. Klick auf Als Entwurf speichern.

Toast „Entwurfsversion erstellt.“ Eine neue Version ist immer zuerst ein Entwurf. Beim ersten Mal legt Flino die bisherige Fassung automatisch als V1 (aktiv) an, deine neue Version wird V2. Neue Versionen verbrauchen kein zusätzliches Angebot aus deinem Kontingent.

Version bearbeiten

Über das Stift-Symbol einer aktiven oder Entwurfsversion öffnest du Angebotsversion bearbeiten. Ersetzte Versionen lassen sich nicht mehr bearbeiten.

Toasts:

• „Angebotsversion aktualisiert.“
• „Angebotsversion aktualisiert (aktive Version – Änderungen übernommen).“

Änderungen an der aktiven Version gelten sofort für die Angebotsdetails. Sobald ein Angebot Versionen hat, änderst du Titel, Angebotsnummer, Betrag, Währung, Gültigkeit und Zusammenfassung nur noch hier; im Dialog Bearbeiten des Angebots sind diese Felder gesperrt. Hat dein Kunde zu einer Version bereits entschieden, bleiben deren Inhalte und PDF unveränderlich.

Entwurf aktivieren

Eine Entwurfsversion wirkt erst, wenn du sie aktivierst:

1. Klick beim Entwurf auf Aktivieren.
2. Bestätige im Dialog Version aktivieren? mit Aktivieren.

Die bisher aktive Version wird als Ersetzt markiert, der Entwurf wird zur aktiven Version. Toast „Version aktiviert.“

Entwurf löschen

Solange ein Entwurf nicht aktiv ist, kannst du ihn über das Papierkorb-Symbol löschen. Flino fragt nach (Entwurfsversion löschen?); die aktive Version bleibt unverändert.

Re-Versand mit neuer Version

Hast du eine neue aktive Version, kannst du das Angebot erneut versenden. Der Ablauf ist derselbe wie unter Angebot versenden. Flino nutzt automatisch die aktuell aktive Version für den Versand und den PDF-Anhang.

Tipp: Wenn dein Kunde gerade auf eine alte Version reagiert hat (per E-Mail oder über den Annahme-Link), prüf vor dem Aktivieren der neuen Version, dass die Reaktion nicht auf einen Aspekt zielt, den du gerade änderst.

Annahme-Link bei Versionswechsel

Der Annahme-Link folgt der aktiven Version. Aktivierst du eine neue Version, zeigt ein bereits verschickter Link, über den noch nicht entschieden wurde, ab sofort die neue Fassung (Titel, Betrag, Gültigkeit, PDF). Einen neuen Link musst du dafür nicht erzeugen. Die alte Version kann dein Kunde über den Link nicht mehr annehmen.

Hat dein Kunde bereits entschieden, bleibt die Entscheidung fest an die Version gebunden, die er angenommen oder abgelehnt hat. Mehr dazu unter Annahme-Link.

Nach einer Ablehnung

Hat dein Kunde das Angebot über den Annahme-Link abgelehnt, ist es abgeschlossen; eine neue Version führt dann zu keinem neuen Link. Stattdessen legst du mit Erneut anbieten ein Nachfolge-Angebot an, siehe Annahme-Link.

PDF einer Version

Jede Version hat ihre eigene PDF:

• Beim Anlegen einer Version lädst du die PDF im Dialog hoch. In der Liste lädst du sie über das Download-Symbol herunter.
• Die PDF der aktiven Version ersetzt du in der Karte Angebots-PDF auf der Detailseite. Toast „Angebots-PDF der aktiven Version ersetzt.“
• Die KI-Analyse startest du im Abschnitt Leistungsumfang. Sie liest immer die PDF der aktiven Version und aktualisiert den Leistungsumfang und die Kontextdaten. Einen Leistungsumfang, den du von Hand bearbeitet hast, lässt sie stehen.

Was bleibt gleich, was ändert sich

Bleibt gleich über Versionen	Ändert sich pro Version
Kontakt und Firma	Titel, Betrag, Gültigkeit, Beschreibung
Pipeline-Status	PDF-Anhang
Activity-Timeline (alle Events bleiben)	Annahme-Link bezieht sich auf die aktive Version