weclapp anbinden

Mit der weclapp-Anbindung musst du Angebote nicht doppelt anlegen. Du schreibst das Angebot wie gewohnt in weclapp, Flino übernimmt es samt PDF als Angebot und kümmert sich um das Nachfassen. Was in Flino passiert, landet wieder in weclapp: Versendest du das Angebot, gewinnst oder verlierst du es, trägt Flino das am weclapp-Angebot nach.

Voraussetzungen

Ein weclapp-Mandant und ein API-Token eines weclapp-Benutzers. Am besten legst du dafür in weclapp einen eigenen Benutzer an, etwa „Flino Integration“. Er braucht Lese- und Schreibrechte auf Angebote; damit Flino Kundendaten und PDFs lesen, Kommentare schreiben und den Webhook anlegen kann, außerdem Leserechte auf Kunden und Dokumente sowie das Recht, Webhooks zu verwalten.
Die Rolle Inhaber oder Admin in deiner Flino-Organisation. Alle anderen sehen in der Karte den Hinweis „Die weclapp-Anbindung können nur Organisations-Admins verwalten.“

Jedes aus weclapp übernommene Angebot belegt einen Platz in deinem Angebots-Kontingent, genau wie ein in Flino angelegtes (siehe Abrechnung).

Verbinden

Geh zu Einstellungen → Integrationen, Karte weclapp.
Klick auf Verbinden.
Trag im Dialog weclapp verbinden den Mandanten ein, also den Teil vor .weclapp.com in deiner weclapp-Adresse (z. B. acme oder acme.weclapp.com).
Füge den API-Token ein. Du erstellst ihn in weclapp oben rechts unter „Meine Einstellungen“ → „API-Token“. Flino speichert den Token verschlüsselt und zeigt ihn nie wieder an.
Lass Webhook automatisch in weclapp registrieren angehakt. Dann meldet weclapp neue und geänderte Angebote sofort an Flino.
Klick auf Verbinden.

Die Karte zeigt danach Verbunden, den Mandanten sowie Letzte Synchronisierung und Letzter Abgleich. Außerdem öffnet sich das Fenster Webhook-URL mit dem Ergebnis der Webhook-Registrierung.

Erscheint beim Verbinden „Die weclapp-Anbindung ist für diese Organisation noch nicht freigeschaltet.“, melde dich beim Support.

Webhook

Im Abschnitt Webhook siehst du, ob der Webhook In weclapp registriert ist.

In weclapp registrieren legt den Webhook nachträglich an, falls die automatische Registrierung nicht geklappt hat.
URL anzeigen zeigt die Webhook-URL. Sie enthält ein Geheimnis; trag sie bei Bedarf in weclapp als Webhook für Angebote (POST) ein und gib sie nicht weiter.
Secret erneuern macht die bisherige URL ungültig. Ist der Webhook in weclapp registriert, aktualisiert Flino ihn automatisch; sonst trägst du die neue URL selbst in weclapp ein.

Ohne Webhook funktioniert die Anbindung auch: Flino gleicht dann etwa alle 15 Minuten mit weclapp ab. Mit Jetzt synchronisieren stößt du den Abgleich sofort an.

Was Flino aus weclapp übernimmt

Flino übernimmt Angebote, die in weclapp noch offen sind. Angenommene, abgelehnte oder stornierte Angebote bleiben außen vor.

Titel im Format Angebotsnummer – Firma oder Person – Datum
Angebotsnummer, Gültig bis und Betrag, je nach Option netto oder brutto
Kontakt und Firma: Flino ordnet über E-Mail-Adresse und Firmennamen vorhandenen Kontakten und Firmen zu oder legt sie neu an, inklusive Anrede
Positionen als Zusammenfassung im Angebotstext (bis zu 1.000 Zeichen), nicht als einzelne Positionen
PDF des Angebots. Fehlt es in weclapp noch, legt Flino das Angebot ohne Datei an und holt das PDF später nach.

In der Angebotsliste tragen diese Angebote den Hinweis weclapp-Import. Unterstützt werden die Währungen EUR, USD und CHF; ein Angebot in einer anderen Währung übernimmt Flino nicht, der Auftrag erscheint dann als fehlgeschlagen.

Ändert sich ein Angebot in weclapp, aktualisiert Flino das Flino-Angebot, solange du es noch nicht versendet hast. Danach vermerkt Flino die Änderung nur noch im Verlauf des Angebots.

Mehrere Mitarbeiter, ein weclapp-Mandant

Schreiben mehrere Mitarbeiter ihre Angebote im selben weclapp und hat jeder einen eigenen Flino-Arbeitsbereich, verbindet jeder weclapp in seinem Arbeitsbereich. Im Abschnitt Optionen der Karte wählt jeder bei Verantwortlicher sich selbst aus und klickt auf Optionen speichern. Flino übernimmt dann nur neue Angebote, bei denen in weclapp genau dieser Verantwortliche eingetragen ist.

Alle (Standard) übernimmt jedes Angebot, egal wer eingetragen ist.
Ist ein Name gewählt, übernimmt Flino Angebote ohne Eintrag im Feld „Verantwortlicher“ nicht.
Schon übernommene Angebote zieht Flino weiter nach, auch wenn du die Auswahl später änderst.

Die Namen zur Auswahl holst du mit Namen aus weclapp laden. Oben steht der Benutzer, dem der API-Token gehört, danach kommen die Verantwortlichen der neuesten Angebote und dann die übrigen aktiven weclapp-Benutzer. weclapps eigene Konten wie „System“ oder „weclapp Support“ blendet Flino aus, solange sie für keines der neuesten Angebote verantwortlich sind. Kommt später jemand dazu, lädst du die Namen neu.

Darf der Benutzer des API-Tokens in weclapp die anderen Benutzer nicht sehen, steht nur er selbst zur Auswahl, und die Karte weist darauf hin. Verbinde dann mit dem Token eines Benutzers, der die Benutzerliste lesen darf.

Was Flino nach weclapp zurückschreibt

In Flino	In weclapp
Angebot versendet	Das Angebot wird als versendet markiert, dazu ein Kommentar „Per Flino versendet am …“
Angebot gewonnen	Flino nimmt das Angebot in weclapp an (mit allen regulären Positionen; optionale und alternative Positionen nicht)
Angebot verloren	Status „Verloren“, dazu ein Kommentar mit Grund und Notiz aus Flino

Lässt weclapp den Statuswechsel auf „Verloren“ nicht zu, steht am Angebot trotzdem der Kommentar, ergänzt um die Bitte, den Status in weclapp nachzuziehen. Eine Entscheidung, die schon in weclapp getroffen wurde, überschreibt Flino nie; es hinterlässt dann nur einen Kommentar. Umgekehrt ändert ein Statuswechsel in weclapp den Status in Flino nicht.

Testlauf

Jede neue Verbindung startet im Testlauf. Dann liest Flino aus weclapp, schreibt aber nichts zurück, auch keinen Kommentar. Was passiert wäre, vermerkt Flino am Angebot mit dem Zusatz „Testlauf (nichts nach weclapp geschrieben)“.

Wenn Import und Rückkanal so laufen, wie du es erwartest, schalte im Abschnitt Optionen den Testlauf (dry run) aus und klick auf Optionen speichern.

Optionen

Status importierter Angebote: Entwurf (Standard; in Flino als Neu angezeigt) oder Offen
Angebotsbetrag: Netto (Standard) oder Brutto
Testlauf (dry run): siehe oben, standardmäßig an
Verantwortlicher: Alle (Standard) oder ein Name, siehe oben

Letzte Aktivität

Unter Letzte Aktivität siehst du die letzten 20 Aufträge zwischen weclapp und Flino, etwa Angebot importieren, PDF aktualisieren, Status nach weclapp und Versand nach weclapp, jeweils mit Status und weclapp-ID. Ist ein Auftrag Fehlgeschlagen oder Aufgegeben, holst du ihn mit Erneut versuchen zurück, zum Beispiel nachdem dein Angebots-Kontingent wieder Platz hat. Über Angebot öffnen springst du zum Angebot in Flino.

Übersprungen mit dem Hinweis „Anderer Verantwortlicher, nicht übernommen“ heißt, dass in weclapp ein anderer oder kein Verantwortlicher eingetragen ist.

Verbindung prüfen, erneuern, trennen

Verbindung prüfen testet, ob weclapp den Token noch akzeptiert.
Zeigt die Karte Aktion erforderlich, hat weclapp den Token zurückgewiesen. Verbinde dann mit Neu verbinden und einem gültigen Token neu. Verbindest du dabei einen anderen weclapp-Mandanten, setzt Flino die Auswahl beim Verantwortlichen zurück.
Trennen löscht den gespeicherten Token und entfernt den Webhook in weclapp. Bereits übernommene Angebote bleiben in Flino erhalten, neue kommen nicht mehr dazu.

Grenzen

Positionen kommen als Text, nicht als einzelne Positionen mit Menge und Preis.
Nur EUR, USD und CHF.
Kontakte und Firmen haben in Flino keine weclapp-ID; zugeordnet wird über E-Mail-Adresse und Firmennamen.
Statuswechsel, die du direkt in weclapp machst, übernimmt Flino nicht.

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