Auf Antworten reagieren

Wenn dein Kunde auf eine Mail antwortet, erkennt Flino das automatisch, pausiert die laufende Sequenz und gibt dir eine Empfehlung für den nächsten Schritt.

Wie Antworten in Flino landen

Flino prüft dein verbundenes Postfach (Gmail oder Outlook) laufend auf Antworten. Gehört eine Antwort zu einem Angebot mit laufender Sequenz, passiert Folgendes:

• Die Sequenz pausiert mit dem Grund Kundenantwort erhalten.
• Steht das Angebot auf Gesendet, wechselt es auf In Verhandlung.
• Die Antwort erscheint auf der Angebotsseite unter Aktivitäten als „Antwort erhalten“ und in der Karte E-Mails.
• Oben auf dem Angebot erscheint die Karte Kundenantwort erhalten mit Absender, Textauszug, dem erkannten Intent und dem Button Jetzt antworten. Sie bleibt sichtbar, solange die Sequenz wegen der Antwort pausiert ist, und sonst 72 Stunden lang.
• Die Karte Als Nächstes sinnvoll zeigt: „Dein Follow-up wurde pausiert, weil eine Antwort eingegangen ist. Prüfe die Antwort und setze das Follow-up bei Bedarf fort.“
• Du bekommst eine Benachrichtigung in der App und, wenn aktiviert, eine E-Mail (siehe unten).

Mails, die Flino keinem Angebot zuordnen kann, landen im Posteingang.

E-Mail bei neuer Kundenantwort

Flino schickt dir bei jeder erkannten Kundenantwort eine E-Mail mit dem Betreff „Kundenantwort erhalten“ und dem Button „Antwort lesen“, der direkt zum Angebot führt. Du steuerst das unter Einstellungen → Profil in der Karte E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Schalter Kundenantworten. Er ist standardmäßig an. Die Benachrichtigung in der App bleibt immer aktiv.

Intent: die Einordnung der Antwort

Flino ordnet jede Antwort ein und zeigt das Ergebnis als Intent-Badge, in der Karte Kundenantwort erhalten, in der Karte Flino Empfehlung und in der Pipeline. Mögliche Intents:

Badge	Was es bedeutet
Bestellung eingegangen	Der Kunde erteilt den Auftrag oder bestellt konkret
Buchungsbereit	Der Kunde signalisiert klare Kaufabsicht
Preis-Einwand	Der Kunde hat einen Einwand oder eine Frage zum Preis
Zeitlich unpassend	Es passt dem Kunden gerade nicht
Rückmeldung ausstehend	Der Kunde will sich später melden
Rückfrage	Der Kunde stellt Rückfragen zum Angebot
Absage	Der Kunde lehnt ab
Abwesenheitsnotiz	Automatische Abwesenheitsantwort
Unklar	Keine eindeutige Einordnung möglich

Aus dem Intent leitet Flino in der Karte Flino Empfehlung einen konkreten nächsten Schritt ab, etwa eine Antwort schreiben, das Angebot als gewonnen oder verloren markieren oder die Sequenz pausieren. Mehr dazu unter Intelligente Empfehlungen.

Antworten im Antwort-Composer

Klick auf Jetzt antworten in der Karte Kundenantwort erhalten oder auf Antworten in der Detailansicht einer eingegangenen Mail. Es öffnet sich der Antwort-Composer „Antwort an [Name]“ mit vier Tabs: Manuell, KI-Vorschlag, Sequenz und Vorlage. Schlägt der Kunde in seiner Mail einen Termin vor, steht über den Tabs die Meeting Card.

Die Antwort geht über das Postfach raus, über das du das Angebot verschickt hast, im selben Mail-Verlauf. Toast „Antwort gesendet“. War die Sequenz wegen der Kundenantwort pausiert, lautet der Toast stattdessen „Antwort gesendet.“ mit der Frage „Sequenz wieder aufnehmen?“ und der Aktion Sequenz fortsetzen.

Tab Manuell

Der Betreff ist mit dem Betreff des Verlaufs vorbelegt. Unter Nachricht schreibst du deine Antwort; darunter steht die Letzte Kundenmail zum Nachlesen. Mit + CC hinzufügen nimmst du weitere Empfänger auf, Anhänge kannst du in den Tabs Manuell und KI-Vorschlag hinzufügen. Senden verschickt die Mail.

Tab KI-Vorschlag

KI-Text erstellen lässt die KI einen Entwurf auf Basis des Angebots und der letzten Nachricht schreiben. Unter Sprache der KI-Mail wählst du Deutsch oder Englisch; darunter steht, woher die Vorbelegung kommt (z. B. „Vorbelegt aus Kontaktpräferenz“). Den Entwurf bearbeitest du unter Nachricht (editierbar), der bisherige Verlauf bleibt erhalten. Den Tonfall legst du im KI-Schreibstil fest.

Tab Vorlage

Oben stehen die Strategien aus dem Sales Playbook. Darunter, unter Eigene Vorlagen, öffnet Vorlage verwenden deine Vorlagen mit Suche; Vorlagen vom Typ Angebotsversand stehen in der Gruppe Für den Angebotsversand oben, alle anderen unter Weitere Vorlagen. Beim Übernehmen passiert Folgendes:

• Flino füllt die Platzhalter mit den Daten des Angebots und des Kontakts und wechselt in den Tab Manuell. Der Betreff des Verlaufs bleibt.
• Ist die Vorlage in einer anderen Sprache hinterlegt, stellt Flino die Sprache um („Vorlage „…“ übernommen, Sprache auf … umgestellt.“). Rückgängig im Toast holt den vorherigen Text zurück.
• Hast du schon etwas geschrieben, fragt Flino vorher „Bearbeiteten Text ersetzen?“; mit Ersetzen bestätigst du.
• Fehlt ein Wert, markiert Flino die Stelle im Text mit ⟦…⟧, z. B. ⟦Vorname fehlt⟧. Solange solche Stellen im Text stehen, bleibt Senden gesperrt.

Mehr zu Vorlagen und Platzhaltern unter Vorlagen.

Tab Sequenz

Hier steuerst du die Sequenz des Angebots, ohne den Composer zu verlassen. Ist sie wegen der Antwort pausiert, steht oben „Sequenz pausiert“. Unter Sequenz auswählen wählst du eine Sequenz; der Button darunter passt sich an:

Button	Wann
Sequenz aktivieren	Auf dem Angebot lief noch keine Sequenz
Sequenz fortsetzen	Du wählst die pausierte Sequenz
Neue Sequenz starten	Du wählst eine andere Sequenz, die bisherige ist pausiert
Sequenz wechseln	Du wählst eine andere Sequenz, die bisherige läuft
Sequenz neu starten	Die bisherige Sequenz ist abgeschlossen; das geht auch mit derselben Sequenz

Läuft die gewählte Sequenz bereits, bleibt der Button gesperrt mit dem Hinweis „Diese Sequenz läuft bereits für dieses Angebot.“ Hat sich der Empfänger abgemeldet, lässt sich keine Sequenz mehr starten. Sequenzen verwalten führt zur Seite Sequenzen.

Sequenz fortsetzen statt antworten

Braucht die Antwort keine Reaktion von dir (z. B. „Danke, ich melde mich nächste Woche“), setzt du die Sequenz einfach fort. Follow-up fortsetzen in der Karte Als Nächstes sinnvoll bringt dich zur Karte Follow-up Automation; dort klickst du auf Reaktivieren. Flino plant den nächsten Schritt für den nächsten gültigen Versand-Slot.

Abwesenheitsnotizen

Automatische Abwesenheitsantworten pausieren die Sequenz wie jede andere Antwort, mit dem Grund Kundenantwort erhalten. Flino ordnet sie als Abwesenheitsnotiz ein; die Karte Flino Empfehlung zeigt das an. Prüfe die Mail und setze die Sequenz fort, wenn Flino nach der Rückkehr des Kunden weiter nachfassen soll. Details unter Follow-up-Sequenzen.

Mail manuell synchronisieren

Wenn du vermutest, dass eine Antwort noch nicht in Flino angekommen ist, klick oben auf der Angebotsseite auf Sync. Flino prüft sofort das Postfach, über das das Angebot verschickt wurde (Gmail oder Outlook).

Toast „Sync abgeschlossen: X neue Antwort(en)“ oder „Sync abgeschlossen – keine neuen Antworten“.

Eingehende Mails erkennt Flino in der Regel innerhalb weniger Minuten von selbst. Der manuelle Sync ist nur für Sonderfälle gedacht.

E-Mail im Detail ansehen

Ein Klick auf eine Mail in der Karte E-Mails oder unter Aktivitäten öffnet die Detailansicht („Empfangene Antwort“ bzw. „Gesendete E-Mail“) mit Betreff, Absender, Datum, Anhängen und vollem Text. Bei eingegangenen Mails steht dort Antworten. Ältere Mails kürzt Flino aus Datenschutzgründen; Vollständige E-Mail laden holt den Text aus deinem Postfach nach.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
Antwort taucht nicht auf	Sync auf dem Angebot auslösen, Postfach-Verbindung unter Einstellungen → E-Mail prüfen, im Posteingang nachsehen
„Sync fehlgeschlagen“ oder „Kein Gmail-Postfach verbunden.“	Postfach unter Einstellungen → E-Mail verbinden
„Deine Outlook-Verbindung wurde widerrufen. Bitte in den Einstellungen neu verbinden.“	Outlook unter Einstellungen → E-Mail neu verbinden
„Vollständige E-Mail konnte nicht geladen werden.“	Erneut versuchen oder die Mail direkt im Postfach öffnen
„Diese Outlook-Antwort kann nicht aus Flino gesendet werden, weil die ursprüngliche Outlook-Nachricht-ID fehlt. Bitte antworte direkt aus Outlook.“	Direkt in Outlook antworten
„Die E-Mail enthält noch einen ungefüllten Platzhalter wie {{Vorname}}. …“	Den Platzhalter in Betreff oder Text ersetzen und erneut senden; Gmail und Outlook verschicken keine Mail mit offenem {{…}}
Senden bleibt nach dem Übernehmen einer Vorlage gesperrt	Die mit ⟦…⟧ markierten Stellen ersetzen oder löschen