Follow-up-Sequenzen einrichten und steuern

Eine Sequenz ist eine geplante Kette von Nachfass-E-Mails, die Flino nach dem Versand eines Angebots automatisch verschickt. Du legst Sequenzen einmal unter Sequenzen an und startest sie auf einzelnen Angeboten.

Der schnellste Weg: die Standard-Sequenz mit einem Klick

Du musst keine eigene Sequenz bauen, um loszulegen. Öffne ein Angebot. Solange dort keine Sequenz läuft, zeigt die Karte Follow-up Automation die Empfehlung Empfohlen: Standard-Nachfassung: 3 E-Mails über ca. 2 Wochen (Tag 3, 8, 15), Versand Mo–Fr 9–11 Uhr, stoppt automatisch bei Antwort oder Statuswechsel. Vorschau zeigt dir die Schritte vorab; für einzelne Schritte kannst du dort mit Beispieltext generieren einen Beispieltext zu diesem Angebot erzeugen. Mit Standard-Sequenz starten ist das Nachfassen für dieses Angebot sofort aktiv.

Die ersten beiden Mails schreibt die KI zum Versandzeitpunkt aus deinem Angebotskontext, die Abschluss-Mail ist ein fester Text. Die Sequenz erscheint danach unter Sequenzen mit dem Badge Flino-Standard; dort kannst du sie ansehen und anpassen. Schaltest du sie dort auf inaktiv, blendet die Angebotsseite die Empfehlung aus und zeigt nur noch die Auswahl deiner eigenen Sequenzen.

Direkt nach dem Versand eines Angebots fragt Flino außerdem „Angebot versendet. Jetzt automatisch nachfassen lassen?“. Nachfassen aktivieren bringt dich zur Karte Follow-up Automation, dort startest du die Sequenz.

Voraussetzungen sind ein zugeordneter Kontakt mit E-Mail-Adresse und ein verbundenes Postfach (Gmail oder Outlook). Ohne Postfach richtet Flino die Sequenz trotzdem ein, verschickt aber erst, wenn du das Postfach verbunden hast; bis dahin steht sie auf Pausiert (Postfach fehlt). Fehlt beim Kontakt die Anrede, zeigt die Karte zuerst den Hinweis Anrede nicht gesetzt. Du ergänzt sie mit Anrede setzen oder gehst mit Überspringen weiter.

Die Seite Sequenzen

Unter Sequenzen findest du von oben nach unten:

den aufklappbaren Kasten Wie funktioniert der Autopilot? mit Versandzeiten, dem Verhalten bei Kundenantwort, bei Gewinn oder Verlust und den adaptiven Regeln (siehe unten),
die Vorlagenbibliothek mit fertigen Sequenzen, gruppiert nach Allgemeine Nachfassung, Noch keine Antwort, Preis & Einwände, Warmer Lead und Abschluss & Entscheidung,
den Bereich Nach Projektabschluss mit der Feedback-Sequenz (siehe NPS-Feedback),
Meine Sequenzen, also alle gespeicherten Sequenzen deiner Organisation.

Jede Karte unter Meine Sequenzen zeigt die Zahl der Schritte, bei wie vielen Angeboten die Sequenz gerade aktiv, pausiert oder beendet ist, und eine Zeile zu den letzten 7 Tagen (gesendete Mails, Antworten, Antwortquote). Badges kennzeichnen die Standard-Sequenz, die Flino-Standard-Sequenz, Sequenzen aus der gemeinsamen Bibliothek deines Firmenkontos (Team) und adaptive Sequenzen (adaptiv). Follow-ups öffnet die Queue, gefiltert auf diese Sequenz. Mit dem Schalter Aktiv nimmst du eine Sequenz aus allen Auswahllisten, ohne sie zu archivieren. Über das Menü (⋯) erreichst du Bearbeiten und Archivieren.

Sequenz anlegen

Geh links auf Sequenzen.
Klick unter Meine Sequenzen auf Neu erstellen. Oder nimm eine Sequenz aus der Vorlagenbibliothek als Ausgangspunkt und klick dort auf Vorlage anpassen.
Vergib einen Name und optional eine Beschreibung (optional).
Lass den Schalter Aktiv an, sonst kannst du die Sequenz auf keinem Angebot starten. Optional: Als Standard setzen.
Füg mit Schritt hinzufügen Schritte hinzu. Pro Schritt legst du fest:
- Wie soll diese E-Mail entstehen? (einer der drei Modi, siehe unten)
- Verzögerung (Tage): 0 bis 90 Tage nach dem vorherigen Schritt, beim ersten Schritt ab dem Start der Sequenz
- Ansprache: Standard, Du oder Sie
- Betreff und den Text bzw. das Briefing
Klick auf Erstellen (beim Bearbeiten: Speichern).

Bei Ansprache übernimmt Standard die Standard-Anrede deiner Organisation. Du oder Sie gilt nur für diesen Schritt. Hast du beim Kontakt selbst einen Anrede-Stil festgelegt, hat dieser Vorrang vor beidem, siehe KI-Schreibstil und Anrede.

Die drei Modi für den Mail-Inhalt

Pro Schritt wählst du einen von drei Modi. Sie unterscheiden sich darin, wie viel die KI für dich schreibt.

„Ich schreibe selbst“

Deine E-Mail wird genau so versendet, wie du sie verfasst. Mit Variable einfügen setzt du Platzhalter wie Anrede, Vorname oder Angebotstitel ein; Flino füllt sie beim Versand. Welche Platzhalter es gibt, steht unter Vorlagen.

In diesem Modus kannst du außerdem Vorlagen aus deiner Bibliothek laden: Im Bereich Aus Vorlagenbibliothek laden klickst du auf Vorlage laden und wählst eine deiner Vorlagen. Betreff und Text werden übernommen, du kannst alles weiter anpassen. Enthält die Vorlage Platzhalter, die Flino nicht kennt, warnt der Editor mit „Unbekannte Variablen – Versand wird beim Auftreten pausiert“.

„Mein Text + KI-Ergänzung“

Du schreibst den Rahmen der Mail selbst, mit Platzhaltern wie oben. Zusätzlich setzt du KI-Variablen ein, die Flino beim Versand mit einem kurzen, passenden Abschnitt füllt:

{{cta_block}} (KI-Handlungsaufforderung (CTA)): ein konkreter nächster Schritt in 1–2 kurzen Sätzen, etwa eine Rückfrage oder ein Terminvorschlag.
{{custom_block}} (KI-Personalisierungsabsatz): ein kurzer Absatz mit Bezug zum Angebot, ohne eigene Handlungsaufforderung.

Enthält der Text keine KI-Variable, geht die Mail als normale Vorlage raus. Vorlage als Basis laden übernimmt eine Vorlage aus deiner Bibliothek und stellt den Schritt dabei auf „Ich schreibe selbst“ um.

„KI schreibt die E-Mail“

Die KI schreibt Betreff und Text vollständig zum Versandzeitpunkt, aus Angebots-, Kontakt- und Kontextdaten. Im Feld Briefing für die KI (optional) gibst du Ton und Fokus vor (z. B. „Freundlich nachfassen, ob es noch offene Fragen gibt“). Den Betreff, den du einträgst, nimmt die KI als Hinweis. Eine Live-Vorschau des Textes gibt es in diesem Modus nicht.

Welcher Modus wann? Wenn dein Wording sitzen muss, nimm „Ich schreibe selbst“. Für etwas Variation bei festem Rahmen nimm „Mein Text + KI-Ergänzung“. Wenn die KI jede Mail frisch schreiben soll, „KI schreibt die E-Mail“.

Sequenzen aus dem Bereich Nach Projektabschluss haben einen vierten Modus, NPS-Mail (automatisch), für die Feedback-Umfrage nach einem gewonnenen Auftrag.

Hinweise, Vorschau und Testmail

Der Editor weist dich auf typische Probleme hin, ohne das Speichern zu blockieren: eine fehlende automatische Anrede oder Grußformel, mehrere starke Handlungsaufforderungen in einer Mail und eine Mögliche Sprach-Diskrepanz, wenn ein Schritt in einer anderen Sprache geschrieben scheint als deine Standard-Sprache für E-Mails.

Unter jedem Schritt öffnet Vorschau eine Ansicht mit Beispieldaten. Über Angebot für Vorschau auswählen nimmst du stattdessen eines deiner letzten Angebote. Ist ein echtes Angebot gewählt, erscheint Testmail an mich senden: Die Mail geht an deine eigene Adresse und beeinflusst keine laufende Sequenz.

Annahme- und Buchungslink-Variablen

In den Modi „Ich schreibe selbst“ und „Mein Text + KI-Ergänzung“ kannst du optionale Variablen für den Online-Annahme-Link ({{offer_acceptance_link}}, {{offer_acceptance_cta_block}}) und einen Terminbuchungslink ({{booking_link}}, {{booking_cta_block}}) einsetzen. Beide Gruppen sind standardmäßig deaktiviert. Den Annahme-Link schaltest du unter Einstellungen → E-Mail frei, den Buchungslink unter Einstellungen → Sales Room (zusätzlich mit HTTPS-URL). Details und Verhalten: Vorlagen.

Was Flino bei KI-Mails prüft

Bevor eine Mail aus einem Schritt „KI schreibt die E-Mail“ rausgeht, prüft Flino den Entwurf:

Platzhalter in eckigen Klammern wie [Vorname] ersetzt Flino durch echte Angebots- und Kontaktdaten. Bleibt einer übrig, wird die Mail nicht versendet.
Zahlen und Daten müssen aus deinen Angebotsdaten stammen. Sätze mit Prozentangaben, die dort nicht vorkommen, streicht Flino. Ein Datum, das sich nicht belegen lässt, stoppt den Versand.
Die Anrede bleibt in der ganzen Mail bei du oder Sie, passend zur eingestellten Anrede.
Die Mail enthält eine einzige Handlungsaufforderung und höchstens eine Frage.
Zielgröße sind 60 bis 110 Wörter in drei kurzen Absätzen. Die Grußformel setzt Flino selbst, passend zu du oder Sie.

Hält ein Entwurf eine Regel nicht ein, erzeugt Flino ihn neu. Klappt es auch dann nicht, verschickt Flino je nach Regel einen neutralen Ersatztext, oder es pausiert die Sequenz und schickt dir eine Benachrichtigung, die mit „Follow-up pausiert:“ beginnt. Du kannst die Mail dann selbst schreiben oder die Sequenz fortsetzen; Flino versucht es beim nächsten Versand-Slot erneut.

Sequenz auf einem Angebot starten

Öffne das Angebot.
Wähl in der Karte Follow-up Automation im Dropdown Sequenz auswählen… eine Sequenz. Sie startet sofort mit der Auswahl.
Hast du noch keine eigene Sequenz, steht dort stattdessen Sequenz erstellen; der Button führt zu Sequenzen.

Toast „Sequenz aktiv – nächste E-Mail am [Datum]“. Die Karte zeigt jetzt:

den Namen der Sequenz, Schritt X von Y und Status: Aktiv
Nächste E-Mail: [Zeitpunkt] mit dem Zusatz „Wird heute im Versandfenster automatisch verschickt.“ oder „Geplant für den nächsten zulässigen Geschäfts-Slot.“
den geplanten Schritt und den nächsten („Danach: [Betreff] (in X Tagen)“)
die Zusagen „Stoppt automatisch bei Kundenantwort“ und „Versand nur Mo–Fr 09:00–11:00 | Feiertage werden übersprungen“

Versandzeiten

Flino versendet Follow-ups nur in einem festen Zeitfenster:

Wochentage: Montag bis Freitag
Uhrzeit: 09:00–11:00 Uhr Europe/Berlin; innerhalb des Fensters verteilt Flino die Mails über einige Minuten
Feiertage: Die bundesweiten deutschen Feiertage (Neujahr, Karfreitag, Ostermontag, Tag der Arbeit, Christi Himmelfahrt, Pfingstmontag, Tag der Deutschen Einheit, 1. und 2. Weihnachtstag) werden übersprungen. Regionale Feiertage wie Fronleichnam gelten als normale Werktage.

Die Verzögerung eines Schritts zählt ab dem Versand des vorherigen Schritts. Fällt der Termin außerhalb des Fensters, verschiebt Flino die Mail auf den nächsten gültigen Slot. In den Aktivitäten des Angebots steht dann „Versand verschoben“ mit dem Grund „Außerhalb Versandfenster (Mo–Fr 09:00–11:00)“.

Das Versandfenster ist fest. Es gibt keine Einstellung, mit der sich die Versandzeiten ändern lassen. Mo–Fr, 09:00–11:00 Europe/Berlin gilt für alle Organisationen.

Adaptive Follow-ups

Zusätzlich zum festen Zeitplan reagiert Flino auf Signale deines Kunden. Das gilt für Sequenzen mit dem Badge adaptiv: alle Sequenzen, die bei der Einführung im September 2026 aktiv waren, und jede seitdem neu angelegte. Adaptiv laufen die Follow-ups, die du startest, nachdem die Sequenz adaptiv wurde; ältere Durchläufe behalten ihren festen Plan. Auf der Karte der Sequenz steht unter Adaptive Auslöser, welche Regeln aktiv sind. Einstellen lassen sich die Regeln in der Oberfläche nicht.

Auslöser	Was passiert
Bei Öffnung früher senden	Öffnet der Kunde das Angebot online, zieht Flino die nächste Mail vor, höchstens um zwei Tage und nur in das Versandfenster.
Vor Ablauf senden	Nähert sich das Gültig-bis-Datum des Angebots, zieht Flino die nächste Mail vor, damit sie etwa zwei Tage vor Ablauf ankommt. Auch hier höchstens um zwei Tage.
Bei Verlängerungswunsch pausieren	Bittet der Kunde auf der Angebotsseite um mehr Zeit, pausiert die Sequenz mit dem Grund Kunde bittet um Verlängerung.
Bei Nachricht pausieren	Schreibt der Kunde über die Angebotsseite eine Nachricht, pausiert die Sequenz wie bei einer E-Mail-Antwort (Kundenantwort erhalten).
Bei Abwesenheit verschieben	Gedacht für Abwesenheitsnotizen: Die nächste Mail soll nach hinten rücken. Kommt die Abwesenheitsnotiz per E-Mail, pausiert Flino die Sequenz aber vorher schon wie bei jeder Antwort, siehe unten.

Die beiden Vorzieh-Regeln verschieben eine Mail nur nach vorn, nie hinter den geplanten Termin. Mehr zur Angebotsseite unter Annahme-Link.

Sequenz pausieren

Klick in der Karte Follow-up Automation auf Pausieren. Die nächste geplante Mail geht nicht raus. Toast „Sequenz pausiert“. Pausieren kannst du auch in der Queue und in der Pipeline.

Pausengründe

Flino pausiert Sequenzen auch von selbst. Den Grund siehst du in der Queue und in der Pipeline. Auf der Angebotsseite erscheint er als Hinweis über der Sequenz, bei einigen Gründen etwas anders formuliert (z. B. Postfach neu verbinden statt Postfach nicht verbunden).

Grund	Wann	Was du tun kannst
Kundenantwort erhalten	Der Kunde hat per E-Mail geantwortet oder über die Angebotsseite geschrieben	Antwort lesen, antworten, bei Bedarf fortsetzen
Von dir pausiert	Du hast am Angebot oder in der Queue pausiert	Fortsetzen
In der Pipeline pausiert	Du hast in der Pipeline pausiert	Fortsetzen
Anruf protokolliert	Du hast einen eingehenden Anruf protokolliert	Fortsetzen, sobald Flino wieder nachfassen soll
Reaktion eingetragen	Du hast eine Reaktion mit „Für Follow-ups verwenden“ erfasst	Fortsetzen, sobald Flino wieder nachfassen soll
Kunde meldet sich später	Du hast über die Flino-Empfehlung pausiert, weil der Kunde später entscheiden will	Später fortsetzen
Abwesenheit erkannt	Du hast über die Flino-Empfehlung zu einer Abwesenheitsnotiz pausiert	Fortsetzen, wenn der Kunde zurück ist
Kunde bittet um Verlängerung	Der Kunde hat auf der Angebotsseite eine längere Frist angefragt	Neue Frist setzen oder antworten
Vom Assistenten gestoppt	Der KI-Assistent (z. B. „Frag Flino“) hat die Sequenz gestoppt	Fortsetzen
Angaben fehlen	Dein Impressum ist unvollständig	Absender & Impressum unter Einstellungen → Organisation ergänzen, dann fortsetzen
Postfach nicht verbunden	Die Verbindung zu Gmail oder Outlook fehlt oder ist abgelaufen	Postfach unter Einstellungen → E-Mail neu verbinden
Vorlage fehlerhaft / Unbekannte Platzhalter in der Vorlage	Der Schritt enthält Platzhalter, die Flino nicht kennt	Schritt bearbeiten, dann fortsetzen
KI-Textbaustein nicht aufgelöst	Ein KI-Abschnitt oder KI-Entwurf hat die Prüfung nicht bestanden	Mail selbst schreiben oder fortsetzen
Prüfung hat den Versand gestoppt	Die Sicherheitsprüfung vor dem Versand hat die Mail angehalten	Angebot prüfen, dann fortsetzen
Empfänger abgemeldet	Der Kunde hat über den Abmeldelink in der Mail keine weiteren Erinnerungen gewünscht	Nicht fortsetzbar; manuell antworten geht weiterhin
Aus dem Firmenkonto entfernt	Du wurdest aus dem Firmenkonto entfernt	Nicht fortsetzbar

Bei Angaben fehlen und Postfach nicht verbunden bekommst du zusätzlich eine Benachrichtigung in der App und eine E-Mail. Die E-Mail steuerst du unter Einstellungen → Profil in der Karte E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Schalter Probleme mit Sequenzen (standardmäßig an). Dieselbe E-Mail kommt, wenn eine Sequenz endet, weil dem Kontakt die E-Mail-Adresse fehlt.

Abwesenheitsnotizen

Eine automatische Abwesenheitsantwort pausiert die Sequenz wie jede andere Antwort, mit dem Grund Kundenantwort erhalten. Flino erkennt sie aber als Abwesenheitsnotiz: Die Karte Flino Empfehlung am Angebot zeigt dann „Abwesenheitsnotiz“ statt einer Antwort-Empfehlung. Prüfe die Mail und setze die Sequenz mit Reaktivieren fort, wenn Flino nach der Rückkehr des Kunden weiter nachfassen soll.

Sequenz fortsetzen

Klick auf Fortsetzen. Hat eine Kundenantwort die Sequenz pausiert, heißt der Button Reaktivieren. Flino plant den anstehenden Schritt für den nächsten gültigen Versand-Slot, also heute im Fenster oder am nächsten Werktag, nicht erst nach der Verzögerung des Schritts. Toast „Sequenz aktiv – nächste E-Mail am [Datum]“.

Nach einer Antwort über den Antwort-Composer bietet Flino das direkt an: Der Toast „Antwort gesendet.“ hat die Aktion Sequenz fortsetzen. Hat sich der Empfänger abgemeldet oder wurdest du aus dem Firmenkonto entfernt, lässt sich die Sequenz nicht fortsetzen.

Sequenz wechseln

Klick auf Sequenz ändern.
Wähl im Dropdown Neue Sequenz wählen… die neue Sequenz. Der Wechsel passiert mit der Auswahl, Toast „Sequenz geändert“.

Die neue Sequenz startet bei Schritt 1, mit der Verzögerung ihres ersten Schritts. Die bisherige Sequenz steht in der Liste nicht zur Wahl. Über Sequenz ändern startest du auch nach einer abgeschlossenen Sequenz eine neue. Dieselbe Sequenz noch einmal startest du im Antwort-Composer im Tab Sequenz mit Sequenz neu starten, siehe Auf Antworten reagieren.

Sequenz endet automatisch

Eine aktive Sequenz endet automatisch, wenn

alle Schritte versendet wurden,
der Status auf Gewonnen oder Verloren wechselt (z. B. nach einer Annahme über den Annahme-Link),
das Gültig-bis-Datum des Angebots abgelaufen ist (geprüft beim nächsten fälligen Versand),
dem Kontakt beim Versand die E-Mail-Adresse fehlt.

Die Karte zeigt dann den inaktiven Button Sequenz abgeschlossen und den Hinweis, dass du über Sequenz ändern eine neue Sequenz starten kannst. Die Karte Als Nächstes sinnvoll oben auf dem Angebot bietet dafür Neue Sequenz starten an.

Sequenz archivieren

Sequenzen werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Klick auf der Karte der Sequenz auf das Menü (⋯) und dann auf Archivieren. Der Dialog „Sequenz archivieren?“ nennt, bei wie vielen Angeboten sie gerade läuft.

Die Sequenz verschwindet aus Meine Sequenzen und aus allen Auswahllisten und verliert ihre Standard-Markierung.
Angebote, bei denen sie läuft oder lief, behalten die Zuordnung und ihren Verlauf. Laufende Durchläufe gehen weiter, bis sie enden oder du sie am Angebot pausierst oder wechselst.
In der Queue und in der Pipeline steht hinter dem Namen „(archiviert)“.

Archivierte Sequenzen findest du unten auf der Seite unter Archivierte Sequenzen (X). Wiederherstellen holt eine Sequenz zurück und schaltet sie wieder aktiv; als Standard markierst du sie bei Bedarf neu.

Übersicht aller Follow-ups: Queue

Alle Follow-ups deiner Organisation mit nächstem Versandtermin, Pausengrund und Schnellaktionen findest du unter Queue. Die Seite ist unter Queue beschrieben.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
Sequenz erstellen statt Auswahlliste auf dem Angebot	Du hast noch keine eigene aktive Sequenz. Leg eine unter Sequenzen an oder starte die Standard-Sequenz.
„E-Mail-Adresse fehlt“ in der Karte Follow-up Automation	Mit E-Mail-Adresse hinzufügen die Adresse des Kontakts ergänzen
„Follow-ups können erst aktiviert werden, wenn ein Kontakt zugeordnet ist.“	Kontakt im Angebot zuordnen
Pausiert (Postfach fehlt)	Postfach unter Einstellungen → E-Mail verbinden
„Diese Sequenz hat noch keine Schritte. Bitte ergänze sie unter „Sequenzen“.“	Sequenz bearbeiten und mindestens einen Schritt anlegen
„Für dieses Angebot läuft bereits eine Sequenz.“	Laufende Sequenz über Sequenz ändern wechseln

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