Flino mit Zapier verbinden

Zapier ist ein No-Code-Automation-Tool, mit dem du Trigger und Aktionen zwischen Apps verkettest. Diese Anleitung zeigt dir, wie du einen Zap baust, der bei einem neuen Deal in deinem CRM ein Angebot in Flino anlegt.

Diese Anleitung ist exemplarisch. Das Vorgehen ist mit Make, n8n, Pipedream oder einem eigenen Skript praktisch identisch — der Webhook-Endpoint ist tool-agnostisch.

Voraussetzungen

• Aktiver Zapier-Account
• Owner- oder Admin-Rolle in deiner Flino-Organisation
• Ein Quell-System mit Zapier-Anbindung (CRM, Form-Tool, Sheet, …)

Schritt 1 — API-Token in Flino anlegen

1. In Flino: Einstellungen → Integrationen → API-Tokens.
2. Klick auf Neuer Token, vergib einen Namen (z. B. „Zapier”).
3. Token erstellen.
4. Den angezeigten Klartext-Token sofort in den Zwischenablage kopieren.
5. Die Webhook-URL aus der Sektion „Zapier Webhook URL” ebenfalls kopieren — sie sieht so aus: https://<euer-projekt>.supabase.co/functions/v1/zapier-offer-import

Mehr Details unter API-Tokens.

Schritt 2 — Zap in Zapier anlegen

1. In Zapier: Create Zap.
2. Wähl deinen Trigger — z. B. „New Deal in Pipedrive”, „New Submission in Typeform”, „New Row in Google Sheets”.
3. Konfiguriere den Trigger und teste ihn — Zapier zeigt dir Beispiel-Daten.

Schritt 3 — Action: Webhook → POST

1. Wähl als nächste Aktion Webhooks by Zapier → POST.
2. Konfiguriere die Aktion:
   • URL: deine Flino-Webhook-URL aus Schritt 1
   • Payload Type: json
   • Data: die Felder, die Flino erwartet — siehe nächster Abschnitt
   • Headers:
     • x-flino-token: dein Klartext-Token
     • Content-Type: application/json

Empfohlenes Field-Mapping

Im Data-Bereich legst du Schlüssel/Wert-Paare an. Mappe die Werte aus deinem Trigger-Output:

Schlüssel	Empfohlener Wert (aus Trigger)	Pflicht?
title	Deal-Title oder Form-Subject	✅
external_id	Deal-ID oder Submission-ID aus deinem System	✅
external_source	Konstanter String, z. B. pipedrive oder typeform	✅
amount	Deal-Value	optional
currency	Deal-Currency oder Konstante EUR	optional
contact_name	Voller Name des Ansprechpartners	optional
contact_email	E-Mail des Ansprechpartners	optional
company_name	Firma	optional
offer_number	Angebotsnummer aus deinem System	optional
valid_until	Datum als ISO-String YYYY-MM-DD	optional

Wichtig zu external_id und external_source: Diese beiden Felder bilden zusammen den Idempotenz-Schlüssel. Wenn dein Trigger denselben Datensatz zweimal feuert, legt Flino das Angebot nicht doppelt an. Wähl Werte, die in deinem Quell-System wirklich eindeutig sind.

Schritt 4 — Test-Aufruf

1. Klick in Zapier auf Test step.
2. Zapier sendet die POST-Anfrage an Flino.
3. Erwartete Antwort: HTTP 200 mit Body {"success": true, "created": true, "offer_id": "...", "status": "draft"}.
4. In Flino: Geh in die Pipeline — das neue Angebot taucht mit Status Neu auf.

Schritt 5 — Zap aktivieren

Wenn der Test erfolgreich war: Publish Zap. Ab jetzt legt jeder neue Deal/Submission in deinem Quell-System automatisch ein Angebot in Flino an.

Was du nach dem Import machst

Der Webhook legt nur einen Entwurf an. Damit Flino dir wirklich hilft, musst du das Angebot kurz manuell prüfen:

1. Öffne das Angebot in Flino.
2. Ergänze fehlende Daten (Anrede, Beschreibung, ggf. Mail-Adresse).
3. Versende es über Angebot senden.
4. Aktiviere eine Follow-up-Sequenz.

Wenn du diesen Schritt automatisieren willst (z. B. „nach Import sofort versenden”): das ist aktuell nicht im Funktionsumfang der API — der Versand bleibt manuell.

Häufige Fehler beim Aufbau

Fehler	Ursache / Lösung
HTTP 401: Missing x-flino-token header	Header in der Zap-Action ergänzen
HTTP 401: Invalid or unknown token	Token-Tippfehler oder falsche Org → neu kopieren
HTTP 401: Token has been revoked	Token wurde widerrufen — neuen erstellen
HTTP 400: Field ‘title’ is required	Mapping in Zapier zeigt keinen Wert; Trigger neu testen
HTTP 400: Field ‘currency’ must be one of: EUR, USD, CHF	falscher String — Konstante setzen oder im Mapping bereinigen
HTTP 400: Field ‘contact_email’ is not a valid email address	leerer String oder Tippfehler — entweder leer lassen (Feld weglassen) oder Format prüfen
HTTP 400: Invalid JSON body	Payload-Typ in Zapier auf json setzen, nicht form
Doppelte Angebote	external_id ist je Aufruf unterschiedlich — eine echte Quell-ID pro Datensatz nutzen

Sicherheits-Hinweise

• Speichere den Token nur in Zapiers Secret-Field, nicht im Mapping.
• Pro Tool ein eigener Token — wenn du auch Make oder ein eigenes Skript betreibst, leg pro Tool einen Token an. Wenn ein Tool kompromittiert wird, kannst du diesen Token gezielt widerrufen.
• Beim Mitarbeiter-Wechsel den Token rotieren.