Reaktionen außerhalb von E-Mail erfassen

Nicht jede Reaktion kommt per E-Mail. Wenn dein Kunde anruft, dir auf WhatsApp schreibt, eine SMS schickt, über LinkedIn antwortet oder ihr euch persönlich sprecht, hältst du das in Flino fest. So bleibt der Verlauf vollständig, die KI kennt den Stand, und Flino schickt keine automatische Mail in ein laufendes Gespräch hinein.

Reaktion erfassen

1. Öffne das Angebot.
2. Klick in der Karte Aktivitäten auf Reaktion.
3. Wähl den Kanal: WhatsApp, SMS, Telefon, Persönlich, LinkedIn oder Sonstiges.
4. Wähl die Richtung: Eingehend oder Ausgehend.
5. Trag unter Zusammenfassung ein, was der Kunde gesagt oder geschrieben hat (mindestens 5 Zeichen).
6. Lass Für Follow-ups verwenden an, wenn eine laufende Sequenz deswegen pausieren soll.
7. Speichern.

Toast „Reaktion erfasst“. Der Eintrag erscheint unter Aktivitäten.

Anruf protokollieren

Für Telefonate gibt es einen eigenen Dialog mit mehr Struktur. Du öffnest ihn oben auf dem Angebot mit Telefonat oder in der Karte Aktivitäten mit Anruf.

1. Wähl die Richtung (Eingehend / Ausgehend).
2. Trag eine Zusammenfassung ein (mindestens 5 Zeichen).
3. Optional: Nächste Schritte, Datum & Uhrzeit (vorbelegt mit jetzt) und Gesprächsdauer (Minuten).
4. Für Follow-ups verwenden markiert den Anruf als wichtig für die KI.
5. Speichern.

Toast „Telefonnotiz gespeichert“. Im selben Dialog kannst du ein Gesprächsprotokoll auswerten lassen, siehe Gespräch analysieren. Nach dem Speichern bewertet Flino den Stand des Angebots neu; die Karte Flino Empfehlung aktualisiert sich.

Notiz hinzufügen

Eine reine Textnotiz legst du auf zwei Wegen an:

• Notiz oben auf dem Angebot öffnet den Dialog Notiz hinzufügen mit dem Feld Notiz (mindestens 5 Zeichen) und dem Schalter Für Follow-ups verwenden, der standardmäßig an ist. Solche Notizen stehen im KI-Kontext unter Wichtige Notizen.
• Notiz in der Karte Aktivitäten öffnet ein kurzes Eingabefeld („Kurze Notiz …“) für schnelle Einträge ohne diese Markierung.

Toast „Notiz hinzugefügt“. Notizen pausieren keine Sequenz.

Diktieren statt tippen

In allen drei Dialogen steht über dem Textfeld ein Sprechen-Button (Zustände „Sprechen“ / „Stopp“ / „Verbindet…“). Damit sprichst du deine Notiz ein; Flino erkennt Deutsch und hängt den erkannten Text an das Feld an. Während du sprichst, siehst du den Zwischenstand unter dem Feld.

Voraussetzungen:

• Dein Browser hat Zugriff auf das Mikrofon. Ohne Freigabe meldet Flino „Mikrofon-Zugriff nicht erlaubt“.
• Diktieren gehört zu den bezahlten Plänen und verbraucht Voice-Minuten deines Plans, siehe Abrechnung. Zusätzlich gibt es ein Tageslimit je Organisation.

Du willst ein ganzes Gesprächsprotokoll auswerten lassen? Siehe Gespräch analysieren.

Folgen für die Sequenz

Läuft auf dem Angebot eine Sequenz, pausiert sie in diesen Fällen automatisch:

• Du protokollierst einen eingehenden Anruf. Grund: Anruf protokolliert.
• Du erfasst eine Reaktion mit eingeschaltetem Für Follow-ups verwenden. Grund: Reaktion eingetragen.

Ausgehende Anrufe, Reaktionen ohne diesen Schalter und Notizen pausieren nichts. Hintergrund: Wenn ihr gerade im Austausch seid, soll Flino nicht zwischendurch eine automatische Mail schicken. Du setzt die Sequenz mit Fortsetzen wieder in Gang, sobald du willst.

Was Flino aus diesen Einträgen macht

• Sie erscheinen mit Zeitpunkt und Kanal unter Aktivitäten.
• Sie fließen in den KI-Kontext ein: Anrufe unter Gesprächsanalysen, Reaktionen unter Reaktionen, markierte Notizen unter Wichtige Notizen. Dort legst du fest, wie stark die KI sie gewichtet.
• Ein ausgelöster Pausengrund erscheint in der Queue und in der Pipeline.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
„Mikrofon-Zugriff nicht erlaubt“	Mikrofon für Flino im Browser freigeben
„KI-Voice ist in deinem Plan nicht enthalten. Pro und Team enthalten 100 Minuten je Sitz und Monat.“	Diktieren gibt es in den bezahlten Plänen, siehe Abrechnung
„Deine Voice-Minuten für diesen Monat sind aufgebraucht.“	Text tippen oder bis zur Erneuerung warten; das Datum steht im Hinweis
„Tageslimit für Diktate erreicht. Morgen geht es weiter.“	Text tippen oder am nächsten Tag diktieren
Speichern bleibt grau	Die Zusammenfassung bzw. Notiz braucht mindestens 5 Zeichen
Sequenz pausiert nicht	Nur eine aktive Sequenz pausiert, bei Anrufen nur mit Richtung Eingehend, bei Reaktionen nur mit Für Follow-ups verwenden
Toast „Fehler beim Speichern“	Erneut versuchen