Annahme-Link für Online-Annahme

Der Annahme-Link ist Flinos zentraler Conversion-Hebel. Statt „Bitte bestätigen Sie per E-Mail” bekommt dein Kunde einen einfachen Link auf eine Acceptance-Seite, auf der er das Angebot mit einem Klick verbindlich annehmen oder ablehnen kann.

Wie der Annahme-Link entsteht

Sobald ein Angebot existiert, kann Flino dazu einen Annahme-Link erzeugen. Du hast zwei Wege:

Automatisch beim Versand

In Einstellungen → E-Mail aktivierst du den Schalter Online-Annahme-Link automatisch einfügen. Damit baut Flino den Link automatisch in den KI-Entwurf der Erstmail ein.

Manuell aus dem Angebot

1. Öffne das Angebot.
2. Klick auf Angebots-Link erstellen.
3. Mit Link kopieren holst du dir die URL in die Zwischenablage und kannst sie an beliebiger Stelle einfügen — etwa in eine eigene E-Mail oder einen Chat.

Was der Kunde sieht

Klickt dein Kunde auf den Link, öffnet sich eine öffentliche Acceptance-Seite. Kein Login nötig — der Link ist über einen einmaligen Token geschützt.

Auf der Seite findet dein Kunde:

• Dein Logo oder den Organisationsnamen
• Den Hinweis „Erstellt von [Absender-Name]” — gezogen aus den Workspace-Einstellungen (Einstellungen → Organisation → Absendername), nicht aus deinem persönlichen Profil. Fehlt der Wert, erscheint der Fallback „Anbieter”.
• Eine Karte mit Angebotstitel, Angebotsnummer, Betrag und Gültig bis
• Buttons für Angebot (PDF) und ggf. AGB
• Aktions-Buttons: Verbindlich annehmen, Ablehnen sowie — nach Ablauf — Verlängerung anfordern

Ist für deine Organisation der Verkaufsraum freigeschaltet, sieht dein Kunde auf derselben Seite zusätzlich Begrüßung, Videos, Dokumente und FAQ.

Verbindliche Annahme

1. Kunde klickt auf Verbindlich annehmen.
2. Modal: „Angebot verbindlich annehmen?” mit dem Hinweis, dass die Aktion nicht rückgängig gemacht werden kann.
3. Falls du AGB hochgeladen hast, muss er die Pflicht-Checkbox Ich habe die AGB zur Kenntnis genommen und stimme ihnen zu abhaken.
4. Klick auf Ja, annehmen.

Was Flino daraufhin tut:

• Status auf „Gewonnen” setzen, mit Annahme-Datum
• Aktive Sequenz beenden (Grund: Angebot angenommen)
• Event in der Activity-Timeline des Angebots anlegen
• Bestätigung an den Kunden auf der Seite anzeigen: „Vielen Dank! Ihre verbindliche Annahme wurde registriert.”

Annahme mit Name und Unterschrift

Die vollständige Erklärung mit allen Modi, Pflichtfeldern und dem rechtlichen Rahmen findest du unter Elektronische Signatur.

Wie förmlich die Annahme abläuft, stellst du in Einstellungen → E-Mail → Annahme & Signatur ein. Vier Stufen stehen zur Wahl:

Modus	Was dein Kunde tut
Nur Annahme (ohne Name)	bestätigt per Klick, wie oben beschrieben
Name + Checkbox	trägt seinen vollständigen Namen ein und bestätigt
Name + optionale Unterschrift	Name ist Pflicht, die Unterschrift im Zeichenfeld optional
Name + Pflicht-Unterschrift	Name und gezeichnete Unterschrift sind Pflicht

Zusätzlich kannst du Firma und Funktion als Pflichtfelder erheben; eine E-Mail-Adresse kann dein Kunde immer freiwillig angeben. Auf der Seite sieht er die Annahme-Erklärung „Ich nehme das vorliegende Angebot verbindlich an.” und den Hinweis „Diese Annahme erfolgt als einfache elektronische Signatur. Es findet keine Identitätsprüfung statt.” Der Annehmen-Button wird erst aktiv, wenn alle Pflichtfelder gefüllt sind. Unterschrieben wird direkt im Browser, mit Maus, Trackpad oder Finger.

Annahmebestätigung als PDF

Ist in denselben Einstellungen die Bestätigungsmail an den Kunden aktiviert, bekommt dein Kunde nach der Annahme automatisch eine E-Mail mit der Annahmebestätigung als PDF (annahmebestaetigung.pdf), inklusive Name, Zeitpunkt und der akzeptierten Erklärung. Die Annahme gilt unabhängig davon in dem Moment, in dem dein Kunde bestätigt.

Ablehnung

Mit Ablehnen + Ja, ablehnen signalisiert dein Kunde, dass er das Angebot nicht möchte:

• Status auf „Verloren”
• Sequenz wird beendet (Grund: Angebot abgelehnt)

Verlängerung anfordern

Der Button Verlängerung anfordern erscheint ausschließlich nach Ablauf des Gültig bis-Datums. Vorher ist er nicht sichtbar — also kein „bald ablaufend”-Hinweis, sondern ein klarer Schritt, sobald das Angebot expirit ist.

1. Kunde klickt auf Verlängerung anfordern.
2. Modal mit Bestätigung: „Der Anbieter wird über Ihre Anfrage informiert und kann die Gültigkeit des Angebots verlängern.”
3. Du bekommst eine Bestätigungs-E-Mail. In Flino erscheint das Event in der Activity-Timeline.

Eine abgelaufene Annahme kann nicht mehr durchgeführt werden, bis du als Anbieter das Gültig bis-Datum verlängert hast. Ablehnen und Verlängerung anfordern bleiben möglich.

Rückfragen direkt über die Annahme-Seite

Dein Kunde muss für Rückfragen keine extra E-Mail schreiben: Über Nachricht senden auf der Annahme-Seite stellt er seine Frage direkt. Du siehst sie in Flino am Angebot in der Karte Nachrichten (sie erscheint, sobald die erste Nachricht da ist) und antwortest dort. Deine Antwort sieht dein Kunde beim nächsten Besuch der Annahme-Seite.

AGB hinterlegen

Optional kannst du PDF-AGB in Flino hochladen, damit sie auf der Acceptance-Seite verlinkt sind und die Pflicht-Checkbox aktiv wird.

1. Geh zu Einstellungen → E-Mail und such die Sektion AGB.
2. Lade dein PDF hoch.
3. Auf der Acceptance-Seite erscheint der Button AGB und die Pflicht-Checkbox.

Wenn du keine AGB hochlädst, fällt die Pflicht-Checkbox einfach weg — die Annahme bleibt möglich.

Was passiert mit alten Links?

Pro Angebot gibt es einen aktiven Annahme-Token. Sobald eine Entscheidung (Annahme oder Ablehnung) gefallen ist, zeigt der Link nur noch eine Bestätigungsseite („Entscheidung – [Titel]”) mit dem ursprünglichen Datum.

Alter Link nach Wechsel auf eine neue Angebotsversion

Annahme-Links sind versionsgebunden: Beim Erzeugen wird der Link an die zu diesem Zeitpunkt aktive Version gekoppelt.

Der bestehende Link zeigt weiterhin die Version, mit der er erzeugt wurde. Aktivierst du eine neue Angebotsversion, bleibt der alte Link technisch valide, zeigt aber weiter die alten Daten (Titel, Betrag, Gültigkeit, PDF). Für die neue Version einen neuen Link erzeugen.

Sprache der Acceptance-Seite

Die Seite wird in der Sprache angezeigt, die für den Kontakt hinterlegt ist (Deutsch oder Englisch). Ist nichts hinterlegt, fällt Flino auf Browser-Sprache zurück, und schließlich auf Deutsch.

Tipps

• Logo: Wenn dein Kunde dein Logo sehen soll, hinterleg es in den Workspace-Einstellungen (Einstellungen → Organisation) bzw. in der Impressum-Form.
• Absender-Name: Wird ausschließlich aus den Workspace-Einstellungen gelesen (Einstellungen → Organisation → Absendername). Pass den Wert direkt dort an — Profil-Änderungen wirken sich auf die Acceptance-Seite nicht aus.