Posteingang und Angebots-Import

In Flino gibt es zwei verwandte, aber klar getrennte Bereiche, in denen Dinge ankommen, bevor sie ein Angebot oder ein Reply werden: den Posteingang für E-Mails und den Angebots-Import für PDFs. Beide findest du eigenständig in der linken Navigation.

Posteingang — unzugeordnete E-Mails

Der Reiter Posteingang sammelt eingehende E-Mails, die Flino keinem bestehenden Angebot zuordnen konnte.

Untertitel der Seite: „Eingehende E-Mails, die keinem Angebot zugeordnet werden konnten.”

Wann landet eine Mail hier

Die Mail ist von einer Adresse, die du nicht in einem Angebots-Kontakt hast.
Die Mail bezieht sich nicht eindeutig auf einen aktiven Threading-Kontext eines Angebots.
Du hast die Mail in Gmail bewusst mit einem Flino-Label markiert (siehe nächster Abschnitt).

Mails per Gmail-Label nachholen

Manchmal landet eine relevante Mail nicht automatisch in Flino — etwa, weil sie über einen Verteiler reinkommt, einen anderen Betreff hat oder aus einer Konversation stammt, die du in Gmail manuell pflegst. Für diese Fälle kannst du Mails gezielt aus deinem Postfach in Flino nachholen, indem du sie in Gmail mit einem Flino-Label markierst.

So geht’s:

In Gmail einmalig ein Label anlegen. Öffne dein Gmail und leg ein neues Label mit dem Namen „Flino” an. Das ist ein normales Gmail-Label, das du wie jedes andere verwendest.
Mail mit dem Label markieren. Tag die Mail in Gmail mit dem Label „Flino”. Du kannst das pro Mail einzeln machen oder über Gmail-Filter automatisieren — Flino reagiert in beiden Fällen gleich.
In Flino synchronisieren. Klick im Posteingang auf Jetzt synchronisieren. Flino holt die mit „Flino” markierten Mails aus den letzten 30 Tagen ab und legt sie als neue Einträge im Posteingang an.
Im Posteingang dem Angebot zuordnen. Wie bei jeder anderen unzugeordneten Mail kannst du sie nun einem bestehenden Angebot zuordnen.

Was Flino dabei aussortiert: gesendete Mails (SENT), automatische Abwesenheitsantworten und Mails von der eigenen Adresse werden beim Sync nicht übernommen.

Falls dein Postfach nicht mehr verbunden ist, zeigt der Sync den Hinweis „Gmail ist nicht verbunden. Bitte zuerst Gmail in den Einstellungen verknüpfen.” — siehe Gmail und Google verbinden.

Was du mit einer Mail im Posteingang tun kannst

Manuell zuordnen — Klick auf eine Mail öffnet einen Dialog, in dem du sie einem bestehenden Angebot zuordnest. Toast „E-Mail wurde dem Angebot zugeordnet”.
Archivieren — Toast „E-Mail archiviert” entfernt sie aus dem Posteingang.
Jetzt synchronisieren — holt neue per Label markierte Mails ab (siehe oben).

![Screenshot: Posteingang mit unzugeordneten Mails und Sync-Button](TODO)

Empty State

Direkt nach einem erfolgreichen Sync ohne neue Mails: „Posteingang aktuell”. Wenn dauerhaft nichts ansteht: „Keine offenen E-Mails — Alle eingehenden E-Mails wurden zugeordnet.”

Angebots-Import — frisch hochgeladene PDFs

Der Reiter Import in der Navigation führt zur Seite Angebots-Import. Hier landen PDFs, die du gerade hochgeladen hast — bevor Flino daraus echte Angebote macht. Der Bereich ist eine Prüfen-und-Erfassen-Stufe, kein Posteingang im klassischen Sinn.

Was du siehst

Pro Eintrag:

Status (z. B. Wird analysiert…, Bereit, E-Mail fehlt, Fehler)
Dateiname
Extrahierte Vorschau — Titel, Firma, Kontakt, Betrag (sofern erkannt)
Confidence der KI-Extraktion

Was du tun kannst

Prüfen — öffnet den Review-Dialog, in dem du Felder korrigierst und das Angebot finalisiert anlegst
Löschen — entfernt das Item aus dem Import
Erneut versuchen bei Status Fehler
Aktualisieren — manueller Refresh (sonst polled Flino alle 5 s)
Dubletten bereinigen — entfernt Mehrfach-Importe

Mehr dazu unter Angebot erstellen im Abschnitt PDF-Upload.

Was du im Header siehst

Oben in der Topbar gibt es zusätzlich Benachrichtigungen — eine kurze Liste aktueller Events (Antworten, Status-Wechsel, Versandfehler). Mit Markiere als gelesen löschst du den Hinweis-Punkt.

Benachrichtigungen sind kein eigener Posteingang — sie sind eine Schnellansicht auf das, was gerade passiert. Antworten findest du auf der jeweiligen Angebots-Detailseite.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
PDF bleibt auf „Wird analysiert…”	Im Angebots-Import auf Aktualisieren klicken; bei langer Wartezeit prüfe, ob die PDF nicht zu groß war
„E-Mail fehlt” im Angebots-Import	Im Review-Dialog die Kontakt-E-Mail manuell ergänzen
Mail erscheint im Posteingang statt am Angebot	Manuell zuordnen — Flino lernt nichts daraus, aber das Angebot hat dann den Verlauf

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