Posteingang und Angebots-Import

In Flino gibt es zwei verwandte, aber klar getrennte Bereiche, in denen Dinge ankommen, bevor sie ein Angebot oder ein Reply werden: den Posteingang für E-Mails und den Angebots-Import für PDFs. Beide findest du eigenständig in der linken Navigation.

Posteingang — unzugeordnete E-Mails

Der Reiter Posteingang sammelt eingehende E-Mails, die Flino keinem bestehenden Angebot zuordnen konnte.

Untertitel der Seite: „Eingehende E-Mails, die keinem Angebot zugeordnet werden konnten.”

Wann landet eine Mail hier

• Die Mail ist von einer Adresse, die du nicht in einem Angebots-Kontakt hast.
• Die Mail bezieht sich nicht eindeutig auf einen aktiven Threading-Kontext eines Angebots.
• Du hast die Mail bewusst mit dem Flino-Label (Gmail) oder der Flino-Kategorie (Outlook) markiert (siehe nächster Abschnitt).

E-Mails per Label oder Kategorie an Flino übergeben

Manchmal landet eine relevante Mail nicht automatisch in Flino, etwa weil sie über einen Verteiler reinkommt, einen anderen Betreff hat oder aus einer Konversation stammt, die du manuell pflegst. Für diese Fälle holst du Mails gezielt aus deinem Postfach nach:

• Gmail: Leg einmalig ein Label mit dem Namen „Flino” an und markiere damit die gewünschten Mails. Einzeln oder über Gmail-Filter automatisiert, Flino reagiert in beiden Fällen gleich.
• Outlook: Weise der Mail die Kategorie „Flino” zu. Die Kategorie legst du beim ersten Zuweisen einmalig selbst an.

Flino holt markierte Mails automatisch etwa alle 30 Minuten ab, aus beiden Postfächern, sofern verbunden. Mit Jetzt synchronisieren stößt du den Abgleich sofort an. Berücksichtigt werden Mails der letzten 30 Tage; in der Liste zeigt ein Chip die Herkunft (Label bei Gmail, Kategorie bei Outlook). Zusätzlich informiert dich die Benachrichtigungs-Glocke über jede neue unzugeordnete Mail („Neue E-Mail ohne Zuordnung”). Die Mails ordnest du dann wie gewohnt einem bestehenden Angebot zu; Angebote oder Kontakte entstehen dabei nicht automatisch.

Was Flino dabei aussortiert: gesendete Mails, automatische Abwesenheits­antworten und Mails von der eigenen Adresse werden beim Sync nicht übernommen.

Falls kein Postfach mehr verbunden ist, zeigt der Sync den Hinweis „Kein Postfach verbunden. Bitte zuerst Gmail oder Outlook 365 in den Einstellungen verknüpfen.”, siehe Gmail und Google verbinden bzw. Microsoft 365 verbinden.

Was du mit einer Mail im Posteingang tun kannst

• Manuell zuordnen — Klick auf eine Mail öffnet einen Dialog, in dem du sie einem bestehenden Angebot zuordnest. Toast „E-Mail wurde dem Angebot zugeordnet”.
• Archivieren — Toast „E-Mail archiviert” entfernt sie aus dem Posteingang.
• Jetzt synchronisieren — holt neue per Label markierte Mails ab (siehe oben).

Empty State

Direkt nach einem erfolgreichen Sync ohne neue Mails: „Posteingang aktuell”. Wenn dauerhaft nichts ansteht: „Keine offenen E-Mails — Alle eingehenden E-Mails wurden zugeordnet.”

Angebots-Import — frisch hochgeladene PDFs

Der Reiter Import in der Navigation führt zur Seite Angebots-Import. Hier landen PDFs, die du gerade hochgeladen hast — bevor Flino daraus echte Angebote macht. Der Bereich ist eine Prüfen-und-Erfassen-Stufe, kein Posteingang im klassischen Sinn.

Was du siehst

Pro Eintrag:

• Status (z. B. Wird analysiert…, Bereit, E-Mail fehlt, Fehler)
• Dateiname
• Extrahierte Vorschau — Titel, Firma, Kontakt, Betrag (sofern erkannt)
• Confidence der KI-Extraktion

Was du tun kannst

• Prüfen — öffnet den Review-Dialog, in dem du Felder korrigierst und das Angebot finalisiert anlegst
• Löschen — entfernt das Item aus dem Import
• Erneut versuchen bei Status Fehler
• Aktualisieren — manueller Refresh (sonst polled Flino alle 5 s)
• Dubletten bereinigen — entfernt Mehrfach-Importe

Mehr dazu unter Angebot erstellen im Abschnitt PDF-Upload.

Was du im Header siehst

Oben in der Topbar gibt es zusätzlich Benachrichtigungen — eine kurze Liste aktueller Events (Antworten, Status-Wechsel, Versandfehler). Mit Markiere als gelesen löschst du den Hinweis-Punkt.

Benachrichtigungen sind kein eigener Posteingang — sie sind eine Schnellansicht auf das, was gerade passiert. Antworten findest du auf der jeweiligen Angebots-Detailseite.

Häufige Fehlerfälle

Problem	Lösung
PDF bleibt auf „Wird analysiert…”	Im Angebots-Import auf Aktualisieren klicken; bei langer Wartezeit prüfe, ob die PDF nicht zu groß war
„E-Mail fehlt” im Angebots-Import	Im Review-Dialog die Kontakt-E-Mail manuell ergänzen
Mail erscheint im Posteingang statt am Angebot	Manuell zuordnen — Flino lernt nichts daraus, aber das Angebot hat dann den Verlauf