Microsoft 365 verbinden

Neben Gmail kannst du auch ein Microsoft-365-Postfach (Outlook) mit Flino verbinden, für den Versand deiner Angebots- und Follow-up-Mails und den Empfang von Antworten. Du findest die Verbindung in den Einstellungen → E-Mail in der Karte Microsoft 365 Postfach, direkt unter der Gmail-Karte. Im Onboarding verbindest du Microsoft 365 in Schritt 5 über die Kachel Microsoft 365 / Outlook.

Du nutzt lieber Gmail? Siehe Gmail und Google verbinden.

Voraussetzungen

• Ein Microsoft-365-Geschäfts-, Work- oder Schulkonto. Persönliche Microsoft-Konten (outlook.com, hotmail.com, live.com) werden nicht unterstützt.
• Je nach Organisation kann eine Administrator-Zustimmung für die Flino-App nötig sein. Ist das der Fall, zeigt die Karte den Status „Administrator-Zustimmung erforderlich“. Dann muss ein Microsoft-365-Administrator deiner Organisation die App freigeben.

Postfach verbinden

1. Öffne Einstellungen → E-Mail und klick in der Karte Microsoft 365 Postfach auf Microsoft 365 verbinden.
2. Melde dich bei Microsoft mit deinem Work-Konto an bzw. wähle es aus.
3. Bestätige die angefragten Berechtigungen. Microsoft listet dabei unter anderem das Lesen und Senden von E-Mails und den Zugriff auf deinen Kalender. Flino nutzt den Kalender nur für die Verfügbarkeitsprüfung. Verlangt deine Organisation eine Admin-Freigabe, hol diese ein.
4. Zurück in Flino zeigt die Karte den Status Verbunden sowie Verbundenes Postfach, Kontotyp, Tenant und Zuletzt aktualisiert.

Was Flino mit dem Postfach macht

• Versand von Angebots- und Follow-up-E-Mails über dein Microsoft-365-Postfach
• Empfang & Antwort-Erkennung: Eingehende Antworten werden erkannt und klassifiziert, aktive Sequenzen pausieren automatisch (wie bei Gmail)
• Kategorien-Import: Outlook-Mails, denen du die Kategorie „Flino“ zuweist, erscheinen im Posteingang zum Zuordnen. Die Kategorie legst du beim ersten Zuweisen einmalig selbst in Outlook an.
• Outlook-Kalender: nur Verfügbarkeitsprüfung (Free/Busy) im Antwort-Composer. Die Karte Outlook Kalender findest du unter Einstellungen → Integrationen. Das Erstellen von Terminen und Teams-Links über Microsoft ist aktuell nicht möglich.

Gmail und Microsoft 365 gleichzeitig

Neue Angebote verschickt Flino immer über genau ein Postfach. Das Postfach, das du zuerst verbindest, wird das Standard-Versandpostfach deiner Organisation. Verbindest du danach das andere, fragt Flino vorher nach, zum Beispiel „Künftig über Outlook 365 versenden?“ Der Dialog zeigt, was der Wechsel bewirkt:

• Neue Angebote werden über das neu verbundene Postfach versendet.
• Bereits versendete Angebote bleiben bei dem Postfach, über das sie rausgingen. Nachfassmails und Antworterkennung laufen dort weiter.
• Trennst du das bisherige Postfach später, stoppen die Sequenzen, die noch darüber laufen, und Antworten darauf werden nicht mehr erkannt.

Mit Ja, künftig über Outlook 365 (bzw. Ja, künftig über Gmail) bestätigst du den Wechsel, mit Abbrechen bleibt alles, wie es ist. Ohne diese Bestätigung verbindet Flino das zweite Postfach nicht, ein stiller Wechsel passiert nie.

Grenzen & gut zu wissen

• Anhänge: über Microsoft 365 maximal 3 Anhänge mit je max. 3 MB.
• Ein Postfach pro Nutzer.
• Platzhalter: Enthält Betreff oder Text noch einen ungefüllten Platzhalter wie {{contact_first_name}}, lehnt Flino den Versand ab, genau wie bei Gmail. Ersetze die Stelle und sende erneut.
• Verbindung erneuern: Läuft die Verbindung ab, zeigt die Karte den Status „Verbindung erneuern“. Verbinde das Postfach dann über Microsoft 365 verbinden erneut.
• Verbindung trennen: In der Karte über Verbindung trennen und im Dialog „Microsoft 365-Verbindung trennen?“ noch einmal Verbindung trennen. Danach werden keine E-Mails mehr über dieses Postfach versendet. Laufende Sequenzen pausieren mit dem Grund „Postfach nicht verbunden“, sobald ihre nächste Mail fällig ist. Du kannst das Postfach jederzeit wieder verbinden.