KI-Kontext prüfen und pflegen

Die KI erzeugt ihre E-Mail-Vorschläge und Empfehlungen aus deinem Kontext, also aus den Daten, die du in Flino gepflegt hast. Damit das Ergebnis zu dir und deinem Deal passt, lohnt ein Blick auf das, was die KI gerade „sieht“. Dafür gibt es das KI-Kontext-Badge auf der Angebotsdetailseite.

Wo du das Badge findest

Auf der Detailseite eines Angebots steht unter dem Titel ein Badge mit der Beschriftung „KI-Kontext: Gut vorbereitet“ (oder „Bitte optimieren“ bzw. „Fehlende Grundlagen“, je nach Stand). Ein Klick öffnet das Sheet KI-Kontext prüfen mit dem Untertitel:

„Diese Informationen nutzt Flino aktuell für Follow-ups und KI-Vorschläge.“

Das Badge zeigt dir auf einen Blick, ob die KI genug Material hat oder ob du nachbessern solltest.

Die drei Stufen

Badge	Bedeutung
Gut vorbereitet	Die KI hat ausreichend Kontext für gute Vorschläge. Tooltip: „Die KI hat ausreichend Kontext für gute Vorschläge.“ mit der Liste der vorhandenen Quellen
Bitte optimieren	Genug für brauchbare Vorschläge, aber Lücken bremsen die Qualität
Fehlende Grundlagen	Wichtige Basisdaten fehlen, Vorschläge werden generisch

Bei „Bitte optimieren“ und „Fehlende Grundlagen“ nennt der Tooltip, was fehlt: „Für bessere KI-Vorschläge fehlen aktuell: …“, etwa Leistungsumfang, Gesprächsnotizen, ein Telefonat oder eine Reaktion, eine Kundenantwort oder Kontakt-Notizen.

Was im Sheet steht

Ganz oben lädt der Bereich KI-Briefing hinzufügen dazu ein, kurz festzuhalten, was Flino über diese Verkaufschance wissen sollte. Kurze Notiz (markiert als Empfohlen) öffnet den Notiz-Dialog, Call protokollieren den Anruf-Dialog. Beide kannst du tippen oder einsprechen.

Darunter zeigt So nutzt die KI deinen Kontext, wie Flino den Stand der Konversation einordnet: Ziel, Interesse, Ton, Letzte Antwort (Positiv, Rückfrage, Einwand, Neutral oder Absage), CTA und Einwand.

Danach folgen die Quellen, aus denen die KI liest, jeweils mit den jüngsten Einträgen:

Leistungsumfang: die Beschreibung des Angebots. Du bearbeitest sie auf der Angebotsseite („Bearbeitung über Angebotsdetails“). Fehlt sie, steht dort „Kein Leistungsumfang hinterlegt. Diese Information verbessert die KI-Qualität deutlich.“
Wichtige Notizen: Notizen, die du mit Für Follow-ups verwenden angelegt hast.
Gesprächsanalysen: protokollierte Anrufe und ausgewertete Gespräche. Bei ausgewerteten Gesprächen siehst du die erkannten Einwände, die Frage „Habe ich das richtig verstanden?“ und den Button Ergebnis bearbeiten. Quelle: Reaktionen erfassen und Gespräch analysieren.
Reaktionen: was der Kunde über andere Kanäle gesagt hat (WhatsApp, Telefon, …). Der Bereich erscheint, sobald es Reaktionen gibt.
Kontakt-Notizen: Notizen, die du am Kontakt selbst hinterlegt hast. Bearbeiten geht in den Kontaktdetails.
Letzte Kundenantwort: die jüngste Antwort aus dem E-Mail-Verkehr.

Pro Bereich siehst du, ob der Inhalt gerade genutzt wird (Badge „Wird für KI genutzt“) oder leer ist (z. B. „Keine wichtigen Notizen vorhanden.“). Bei einzelnen Einträgen steht, worauf sie wirken, etwa „beeinflusst: Timing · CTA“ bei einem Anruf.

Priorisierung: was die KI besonders gewichten oder ignorieren soll

Bei Notizen, Anrufen, Gesprächsanalysen und Reaktionen legst du pro Eintrag die Priorität fest:

Wichtig: Die KI gewichtet diesen Eintrag stärker. Toast: „Als wichtig markiert“
Standard: neutrale Gewichtung. Toast: „Auf Standard gesetzt“
Ignorieren: Die KI nutzt diesen Eintrag nicht mehr. Toast: „Aus KI-Kontext ausgeschlossen“

Das hilft, wenn z. B. ein älterer Anruf inhaltlich überholt ist und nur noch stört: auf Ignorieren setzen. Die letzte Kundenantwort lässt sich nicht umgewichten.

Wie der Kontext entsteht

Der KI-Kontext speist sich aus mehreren Quellen. Je sauberer du sie pflegst, desto besser werden die Vorschläge:

Eingehende Mails erkennt Flino über die Verbindung zu Gmail oder Outlook; sie gehen automatisch in den Kontext ein.
Manuell zugeordnete Mails aus dem Posteingang kommen dazu, sobald du sie einem Angebot zuordnest.
Reaktionen über andere Kanäle (Telefon, WhatsApp, SMS, LinkedIn, persönlich) erfasst du über die Reaktions-Dialoge. Anrufprotokolle werden mit ihrer Zusammenfassung übernommen.
Notizen an Angebot oder Kontakt sind ein direktes Feld für freien Text.
Leistungsumfang: In der Karte Leistungsumfang auf der Angebotsseite beschreibst du das Angebot oder lässt es mit Leistungsumfang aus PDF extrahieren aus dem Angebots-PDF auslesen.

Empfehlungen für gute KI-Resultate

Alle Kundenkommunikation in Flino erfassen. Auch das Telefonat, in dem dein Kunde den Auftrag halb zugesagt hat. Protokolliere es über Telefonat, sonst sieht die KI es nicht.
Wichtige Notizen auf „Wichtig“ setzen. Nicht alle Notizen sind gleich relevant; markier ausdrücklich, was die KI im Auge behalten soll.
Veraltete Informationen auf „Ignorieren“ setzen. Wenn sich die Lage geändert hat, verzerrt ein alter Hinweis sonst die Empfehlung.
Leistungsumfang füllen. Er ist die Basis für jede persönliche E-Mail. Ohne ihn schreibt die KI allgemeine Texte.
Den Kontext vor wichtigen Mails kurz prüfen. Ein Klick aufs Badge dauert Sekunden und macht oft den Unterschied zwischen „passt“ und „muss ich umschreiben“.

Hinweise beim Schreiben

Beim KI-Entwurf im Dialog Angebot senden und im Tab KI-Vorschlag des Antwort-Composers zeigt Flino, worauf der Entwurf beruht („Basiert auf: …“). Fehlt etwas, erscheint ein kurzer Hinweis, z. B. „Tipp: Ein beschriebener Leistungsumfang verbessert die KI-Qualität deutlich.“ oder „Tipp: Eine Gesprächsnotiz verbessert die Follow-up-Qualität.“ Bei „Fehlende Grundlagen“ steht dort ein deutlicher Warnhinweis mit den fehlenden Angaben.