KI-Kontext prüfen und pflegen

Die KI generiert ihre E-Mail-Vorschläge und ihre Empfehlungen aus deinem Kontext — also aus den Daten, die du in Flino gepflegt hast. Damit der Output zu dir und deinem Deal passt, lohnt sich ein Blick auf das, was die KI gerade „sieht”. Genau dafür gibt es das KI-Kontext-Badge auf der Angebotsdetailseite.

Wo du das Badge findest

Auf der Detailseite eines Angebots gibt es ein Badge mit Beschriftung „KI-Kontext: Gut vorbereitet” (oder „Bitte optimieren” / „Fehlende Grundlagen”, je nach Stand). Klick öffnet das Sheet KI-Kontext prüfen mit dem Untertitel:

„Diese Informationen nutzt Flino aktuell für Follow-ups und KI-Vorschläge.”

Das Badge zeigt dir auf einen Blick, ob die KI gerade genug Material hat oder ob du nachbessern solltest.

Die drei Stufen

Badge	Bedeutung
Gut vorbereitet	KI hat ausreichend Kontext für gute Vorschläge. Tooltip: „Die KI hat ausreichend Kontext für gute Vorschläge.”
Bitte optimieren	Genug für brauchbare Vorschläge, aber Lücken bremsen die Qualität
Fehlende Grundlagen	Wichtige Basisdaten fehlen — Vorschläge werden generisch

Bei „Bitte optimieren” und „Fehlende Grundlagen” zeigt der Tooltip konkret, welche Felder fehlen: „Für bessere KI-Vorschläge fehlen aktuell: …”

Was im KI-Kontext-Sheet steht

Das Sheet ist in mehrere Sektionen unterteilt — jede zeigt eine andere Quelle, aus der die KI lesen kann:

• Leistungsumfang — die strukturierte Beschreibung des Angebots. Bearbeiten geht über die Angebotsdetails (Feld „Leistungsumfang”).
• Wichtige Notizen — Notizen, die du als wichtig markiert hast (siehe Priorisierung unten).
• Gesprächsanalysen — protokollierte Anrufe und ihre KI-Auswertung. Quelle: Reaktionen erfassen.
• Einwände und Reaktionen — was der Kunde über andere Kanäle gesagt hat (WhatsApp, Telefon, …).
• Kontakt-Notizen — Notizen, die du am Kontakt selbst hinterlegt hast. Bearbeiten in der Kontaktdetail-Ansicht.
• Letzte Kundenantwort — die jüngste Reply aus dem E-Mail-Verkehr.

Pro Sektion siehst du, ob der Inhalt gerade aktiv genutzt wird (Badge „Wird für KI genutzt”) oder leer ist (z. B. „Keine wichtigen Notizen vorhanden”).

Oben im Sheet gibt es zusätzlich eine Zusammenfassung mit den abgeleiteten Schlüsseln: Ziel, Interesse, Ton, letzte Antwort-Klasse (Positiv / Rückfrage / Einwand / Neutral / Absage), CTA, Einwand. So siehst du, wie Flino den Stand der Konversation intern interpretiert.

Priorisierung — was die KI besonders gewichten oder ignorieren soll

Pro Eintrag im Sheet (Notiz, Reaktion, Reply) kannst du die Priorität festlegen:

• Wichtig — die KI gewichtet diesen Eintrag stärker. Toast: „Als wichtig markiert”
• Standard — neutrale Gewichtung. Toast: „Auf Standard gesetzt”
• Ignorieren — die KI nutzt diesen Eintrag gar nicht mehr. Toast: „Aus KI-Kontext ausgeschlossen”

Das ist nützlich, wenn z. B. ein älterer Anruf inhaltlich überholt ist und nur noch Lärm in den Output bringt — auf Ignorieren setzen.

Wie der Kontext entsteht

Der KI-Kontext wird aus mehreren Quellen gefüttert. Je sauberer du diese pflegst, desto besser werden die Vorschläge:

• Eingehende Mails landen automatisch über die Gmail-Verbindung in der Activity-Timeline und gehen in den Kontext.
• Manuell zugeordnete Mails aus dem Posteingang kommen ebenfalls rein, sobald du sie einem Angebot zuordnest.
• Reaktionen über andere Kanäle (Telefon, WhatsApp, SMS, LinkedIn) erfasst du über die Reaktion-Dialoge. Anrufprotokolle werden mit ihrer Zusammenfassung übernommen.
• Notizen an Angebot oder Kontakt sind ein direktes Feld für freien Text.
• Leistungsumfang und KI-Kontext-Beschreibung im Angebots-Formular geben die Sales-Argumente strukturiert vor.

Empfehlungen für gute KI-Resultate

• Alle Kundenkommunikation in Flino erfassen. Auch das Telefonat, in dem dein Kunde den Auftrag halb-zusagt hat — als „Telefonat” protokollieren, sonst sieht die KI das nicht.
• Wichtige Notizen auf „Wichtig” setzen. Nicht alle Notizen sind gleich relevant; markier explizit, was die KI im Auge behalten soll.
• Veraltete Informationen auf „Ignorieren” setzen. Wenn sich die Lage geändert hat, blockiert ein alter Hinweis sonst die Empfehlung.
• Leistungsumfang und Beschreibung füllen. Diese Felder sind die Basis für jede personalisierte E-Mail. Ohne sie generiert die KI generische Texte.
• Den Kontext vor wichtigen Mails kurz prüfen. Ein Klick aufs Badge dauert Sekunden und kann den Unterschied machen zwischen „passender Vorschlag” und „muss ich umschreiben”.

Tipp: Nudges im Sheet

Wenn etwas Offensichtliches fehlt, zeigt das Sheet kleine Hinweise direkt am betroffenen Bereich, z. B. „Tipp: Ein beschriebener Leistungsumfang verbessert die KI-Qualität deutlich.” oder „Tipp: Eine Gesprächsnotiz verbessert die Follow-up-Qualität.” Folg ihnen — sie sind aus den häufigsten Lücken entstanden.

Cross-Links

• Auf Antworten reagieren — wie eingehende Mails in den Kontext kommen
• Reaktionen erfassen — Off-Channel-Reaktionen für die KI dokumentieren
• Posteingang — verstreute Mails per Gmail-Label nachholen
• KI-Schreibstil — wie du den Tonfall steuerst, der auf Basis des Kontexts angewendet wird
• Intelligente Empfehlungen — der Kontext speist auch die Empfehlungs-Engine