Dein erstes Angebot erstellen und versenden

Dieser Walkthrough zeigt den schnellsten Weg vom Login zum versendeten Angebot mit aktiver Follow-up-Sequenz.

Voraussetzung

• Onboarding abgeschlossen
• E-Mail-Postfach verbunden, Gmail oder Microsoft 365 (sonst kein Versand möglich)

Schritt 1 — Angebot anlegen

Du hast zwei Wege, beide führen zum gleichen Ergebnis. Beide starten links in der Navigation auf Angebote mit dem Button Angebote erfassen. Jedes neue Angebot zählt gegen das Angebots-Kontingent deines Plans, siehe Abrechnung.

Manuell

1. Klick auf Angebote erfassen → Manuell anlegen. Es öffnet sich die Seite Angebot manuell erfassen.
2. Optional: Wähl die Firma oder leg sie direkt an (Firma erstellen).
3. Wähl den Kontakt (Pflicht) oder leg ihn unter Neuen Kontakt anlegen neu an: Vorname, Nachname und idealerweise eine E-Mail-Adresse. Mit E-Mail-Adresse ist auch die Anrede Pflicht.
4. Titel (Pflicht): Flino erzeugt ihn aus Angebotsnummer, Firma, Kontakt und Datum. Du kannst ihn überschreiben, z. B. mit „Website-Redesign für Mustermann GmbH“.
5. Optionale Felder: Angebotsnummer, Erstellungsdatum, Betrag, Gültig bis, Leistungsbeschreibung, Versandstatus, Pipeline (vorbelegt: „Offen“).
6. Klick auf Angebot speichern.

Du landest auf der Detailseite deines neuen Angebots.

PDF hochladen (mit KI-Datenextraktion)

1. Klick auf Angebote erfassen → PDFs hochladen.
2. Zieh deine PDF-Datei in die Drop-Zone oder wähle sie aus. Möglich sind bis zu 20 Dateien mit je höchstens 20 MB.
3. Klick auf Import starten.
4. Flino wechselt auf die Seite Import und analysiert die PDF. Titel, Betrag, Gültigkeit und Kundendaten werden extrahiert, der Status wechselt von „Wird analysiert…“ zu „Bereit“ (oder „E-Mail fehlt“, wenn keine Adresse gefunden wurde).
5. Klick auf Prüfen. Im Dialog Angebot prüfen & vervollständigen stehen die extrahierten Daten. Bei Firma, Name, E-Mail und Angebotsnummer zeigt Flino Erkannt oder Nicht erkannt.
6. Korrigiere oder ergänze alle Felder, die Flino nicht erkannt hat.
7. Klick auf Angebot anlegen.

Details zum Import: Angebot erstellen und Angebots-Import.

Schritt 2 — Angebot versenden

Auf der Detailseite des Angebots:

1. Klick auf Angebot senden. Ohne zugeordneten Kontakt ist der Button ausgegraut.
2. Fehlt beim Kontakt die E-Mail-Adresse, zeigt der Dialog den Hinweis E-Mail-Adresse fehlt. Über E-Mail hinzufügen trägst du sie im Dialog E-Mail-Adresse erforderlich nach.
3. Flino zeigt dir einen vorbereiteten Standardtext für Betreff und Nachricht. Ist in den Einstellungen der Online-Annahme-Link aktiv (Standard), enthält der Text die Zeile „Angebot online ansehen:“ mit dem Annahme-Link. Die Angebots-PDF hängt Flino an, wenn eine vorhanden ist. Fehlt sie, hakst du Trotzdem ohne PDF senden an.
4. Optional: Übernimm mit Vorlage verwenden eine deiner Vorlagen oder klick auf KI Text vorschlagen, wenn du nicht selbst formulieren willst. Flino schreibt dann einen vertriebsoptimierten Entwurf, der den Kontext des Angebots einbezieht, etwa Leistungsbeschreibung, frühere E-Mails mit dem Kunden und protokollierte Telefonate. Der Vorschlag ersetzt den Standardtext im Editor, du kannst weiter anpassen.
5. Editiere Betreff und Nachricht nach Belieben.
6. Klick auf Angebot senden. Fehlt bei Sie-Anrede die Anrede oder der Nachname des Kontakts, öffnet sich vorher der Dialog Anrede fehlt. Dort trägst du sie nach oder klickst auf Trotzdem senden.

Toast „Angebot erfolgreich gesendet“: Der Versand-Badge wechselt auf Gesendet, das Versanddatum erscheint.

Ausführlich: Angebot per E-Mail versenden.

Schritt 3 — Follow-up-Sequenz aktivieren

Direkt nach dem Versand springt Flino zur Karte Follow-up Automation und fragt „Angebot versendet. Jetzt automatisch nachfassen lassen?“

Fehlt bei Sie-Anrede noch die Anrede des Kontakts, zeigt die Karte zuerst den Hinweis „Anrede nicht gesetzt“ mit Anrede setzen und Überspringen. Danach:

1. Unter „Empfohlen: Standard-Nachfassung“ startest du mit Standard-Sequenz starten drei E-Mails über etwa zwei Wochen (Tag 3, 8 und 15). Über Vorschau siehst du die Schritte vorher.
2. Alternativ wählst du unter „Oder eigene Sequenz wählen:“ eine deiner Sequenzen aus der Liste. Die Auswahl startet sie sofort. Hast du noch keine eigene Sequenz, führt Sequenz erstellen zu den Sequenzen.

Toast „Sequenz aktiv – nächste E-Mail am [Datum]“. Die Sequenz pausiert automatisch, sobald dein Kunde antwortet.

Versand-Fenster: Mo–Fr, 09:00–11:00 Uhr Berlin-Zeit. Wochenenden und deutsche Feiertage werden übersprungen.

Schritt 4 — Was passiert jetzt?

• Antwortet der Kunde per E-Mail: Sequenz pausiert mit Grund „Kundenantwort erhalten“. Du siehst die Antwort auf der Angebotsseite unter Aktivitäten und reagierst manuell.
• Antwortet der Kunde über den Annahme-Link (verbindlich annehmen / ablehnen): Status wechselt automatisch auf Gewonnen oder Verloren, Sequenz wird beendet.
• Keine Reaktion: Sequenz läuft weiter, bis alle Schritte versendet sind oder du sie manuell stoppst.

In der Pipeline siehst du jederzeit, welche Angebote offen sind und welche Aktion als Nächstes empfohlen wird.